Aby legalnie zatrudnić cudzoziemca spoza UE w 2026 roku, najpierw trzeba ustalić, na jakiej podstawie może on pracować: powiadomienie, oświadczenie, zezwolenie na pracę, zezwolenie na pobyt i pracę albo zwolnienie z obowiązku posiadania zezwolenia. Dokument musi być gotowy przed pierwszym dniem pracy, umowa – pisemna i zrozumiała dla pracownika, a warunki – takie same jak w dokumencie. Zasady określa ustawa z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (dalej: ustawa o zatrudnianiu cudzoziemców), obowiązująca od 1 czerwca 2025 roku.
Krok 1. Ustalić podstawę wykonywania pracy
Liczy się nie tylko obywatelstwo, ale też podstawa pobytu. Wiza turystyczna, wiza w celu odwiedzin rodziny, wiza tranzytowa i wiza innego państwa Schengen nie uprawniają do pracy w Polsce nawet z zezwoleniem.
| Kim jest pracownik | Podstawa wykonywania pracy | Gdzie się ją załatwia |
|---|---|---|
| Obywatel UE, EOG lub Szwajcarii | Zezwolenie nie jest potrzebne | – |
| Obywatel Ukrainy ze statusem UKR | Powiadomienie w ciągu 7 dni od rozpoczęcia pracy, bezpłatnie | Powiatowy urząd pracy przez praca.gov.pl |
| Obywatel Armenii, Białorusi lub Mołdawii | Oświadczenie, praca do 24 miesięcy | Powiatowy urząd pracy przez praca.gov.pl |
| Dowolne obywatelstwo, praca sezonowa w rolnictwie, hotelarstwie lub gastronomii | Zezwolenie na pracę sezonową | Starosta przez praca.gov.pl |
| Obywatele innych państw, np. Indii, Filipin lub Gruzji | Zezwolenie na pracę (dawniej „typ A”) | Wojewoda przez praca.gov.pl |
| Cudzoziemiec z zezwoleniem na pobyt i pracę | Praca tylko u wskazanego pracodawcy i na warunkach z decyzji | Zmiany – u wojewody |
| Posiadacz zezwolenia na pobyt stały lub Karty Polaka, absolwent polskiej uczelni | Zezwolenie nie jest potrzebne | – |
Lista państw objętych oświadczeniem formalnie obejmuje także Ukrainę, ale dla obywateli Ukrainy obowiązuje prostsza procedura powiadomienia, a dla Ukraińców z innymi podstawami pobytu ustawa przewiduje przepisy przejściowe. Omówimy je osobno.
Krok 2. Policzyć opłaty i terminy
| Dokument | Opłata od 1 grudnia 2025 r. | Termin |
|---|---|---|
| Oświadczenie | 400 zł (wcześniej 100 zł) | Wpis zwykle do 7 dni roboczych, praca do 24 miesięcy |
| Zezwolenie na pracę do 3 miesięcy | 200 zł | Do 3 miesięcy |
| Zezwolenie na pracę powyżej 3 miesięcy | 400 zł | Do 3 lat, w niektórych przypadkach do 1 roku |
| Zezwolenie na pracę przy delegowaniu cudzoziemca do Polski | 800 zł | Do 3 lat |
| Zezwolenie na pracę sezonową | 100 zł | Do 9 miesięcy w roku kalendarzowym |
| Powiadomienie dla obywatela Ukrainy | Bezpłatnie | W ciągu 7 dni od rozpoczęcia pracy |
| Zezwolenie na pobyt i pracę (płaci cudzoziemiec) | 440 zł i 100 zł za kartę | Wniosek wyłącznie przez MOS |
Test rynku pracy zniesiono od 1 czerwca 2025 roku, więc informacja starosty o braku kandydatów nie jest już potrzebna. Zamiast tego starosta może ustalić listę zawodów, dla których w jego powiecie nie wydaje się zezwoleń. Wnioski złożone inaczej niż przez praca.gov.pl pozostawia się bez rozpoznania. Wykaz nowych rozporządzeń i opłat obowiązujących od 1 grudnia 2025 roku opublikował Świętokrzyski Urząd Wojewódzki.
Zezwolenia na pracę się nie przedłuża – składa się wniosek o nowe. Warto zrobić to jeszcze w okresie ważności dotychczasowego: jeśli wniosek dotyczący tego samego stanowiska lub tego samego rodzaju pracy nie ma braków formalnych, praca na dotychczasowych warunkach jest uznawana za legalną do czasu ostatecznej decyzji. Okres do 1 roku obowiązuje np. wtedy, gdy firma działa krócej niż rok albo cudzoziemiec pracuje nie więcej niż na pół etatu lub 20 godzin tygodniowo.
Jeśli cudzoziemiec składa wniosek o kartę pobytu, pracodawca wypełnia i podpisuje elektronicznie swoją część wniosku (załącznik nr 1) przez link z MOS. Jak to wygląda od strony pracownika, opisujemy w artykule karta pobytu przez MOS.
Krok 3. Obowiązki pracodawcy przed pierwszym dniem pracy i po nim
- Przed rozpoczęciem pracy zażądać ważnego dokumentu pobytowego i sporządzić kopię. Przechowywać ją przez cały okres pracy i jeszcze 2 lata po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym praca się zakończyła.
- Zawrzeć pisemną umowę przed pierwszym dniem pracy. Jeśli umowa jest po polsku, a cudzoziemiec nie zna polskiego, przed podpisaniem przekazać mu jej treść w zrozumiałym dla niego języku. Umowa w języku obcym wymaga tłumaczenia przysięgłego na język polski, które pracodawca przechowuje.
- Przed rozpoczęciem pracy przesłać kopię umowy w języku polskim przez praca.gov.pl do organu, który wydał zezwolenie lub wpisał oświadczenie do ewidencji.
- Przenieść do umowy warunki z dokumentu: stanowisko, stawkę, godziny. Wynagrodzenie nie może być niższe od minimalnego – 4806 zł brutto w 2026 roku.
- Zgłosić pracownika do ZUS.
- Przy oświadczeniu powiadomić powiatowy urząd pracy o podjęciu pracy w ciągu 7 dni, a o niepodjęciu pracy – w ciągu 14 dni od daty rozpoczęcia pracy wskazanej w ewidencji oświadczeń. Po powiadomieniu o niepodjęciu lub wcześniejszym zakończeniu pracy wpis do ewidencji zostaje unieważniony.
- Przy zezwoleniu na pracę powiadomić wojewodę w ciągu 7 dni, jeśli cudzoziemiec nie podjął pracy w ciągu 2 miesięcy od początku okresu ważności zezwolenia, przerwał ją na ponad 2 miesiące albo zakończył ją ponad 2 miesiące przed końcem okresu ważności zezwolenia.
- Pilnować terminów ważności dokumentów i składać nowe wnioski z wyprzedzeniem.
Za niedopełnienie tych obowiązków ustawa o zatrudnianiu cudzoziemców przewiduje grzywny: od 500 zł za brak powiadomienia i od 3000 do 50 000 zł za nielegalne powierzenie pracy. Pełna tabela – w artykule kary za nielegalne zatrudnienie cudzoziemca.
Outsourcing cudzoziemców: co jest zakazane od 1 czerwca 2025 r.
- Wojewoda odmawia wydania zezwolenia na pracę, jeśli z okoliczności wynika, że cudzoziemiec będzie pracował na rzecz podmiotu trzeciego, a pracę powierza firma, która nie jest agencją pracy tymczasowej. Tę samą przesłankę sprawdza powiatowy urząd pracy przy wpisie oświadczenia do ewidencji.
- Kierować cudzoziemca do pracy na rzecz i pod kierownictwem innej firmy można wyłącznie na podstawie umowy o pracę tymczasową. W przeciwnym razie kierującemu grozi grzywna nie niższa niż 3000 zł.
- Jeśli pracowników skierował podmiot, który nie jest agencją zatrudnienia, grzywna nie niższa niż 6000 zł za każdego cudzoziemca grozi temu, kto powierza im pracę.
- Agencja może świadczyć usługi pośrednictwa pracy lub pracy tymczasowej dla cudzoziemców, którzy potrzebują zezwolenia lub oświadczenia, dopiero po 2 latach od wpisu do rejestru agencji zatrudnienia (KRAZ) i po zmianie wpisu w rejestrze.
Kiedy outsourcing jest jeszcze legalny, a kiedy staje się ukrytą pracą tymczasową, wyjaśniamy w artykule outsourcing czy leasing pracowników.
Co się zmieniło w latach 2025–2026
- 1 czerwca 2025 r.: weszła w życie nowa ustawa, zniesiono test rynku pracy, wnioski składa się wyłącznie elektronicznie, maksymalna grzywna wzrosła do 50 000 zł.
- 1 grudnia 2025 r.: nowe opłaty; Gruzję usunięto z listy państw objętych oświadczeniem, a oświadczenia wpisane do ewidencji wcześniej obowiązują do końca swojego okresu.
- 27 kwietnia 2026 r.: wnioski o pobyt czasowy, w tym o pobyt i pracę, składa się wyłącznie przez MOS.
- 8 lipca 2026 r.: jeśli polski pracodawca zawiera z cudzoziemcem umowę o pracę zamiast umowy cywilnoprawnej, nowe zezwolenie na pracę ani nowe oświadczenie nie są potrzebne, o ile pozostałe warunki się nie zmieniają.
- 22 sierpnia 2026 r.: obywatele Wenezueli, Gruzji i Kolumbii z zezwoleniem na pracę nie mogą pracować w ramach pobytu bezwizowego. Ci, którzy podjęli taką pracę wcześniej, mogą pracować na dotychczasowych warunkach do końca pobytu bezwizowego.
Jak pomaga STARKO
STARKO to agencja pracy w Warszawie wpisana do rejestru KRAZ, od 8 lat na rynku. Legalizujemy zatrudnienie cudzoziemców i dbamy o to, by dokumenty pracowników były zawsze gotowe na kontrolę PIP.
W leasingu pracowników ludzie są formalnie zatrudnieni w STARKO: umowy, wynagrodzenia, ZUS i dokumenty są po naszej stronie, a Państwo otrzymują jedną fakturę. Pierwszych kandydatów przedstawiamy w kilka dni. Prosimy opisać swoje potrzeby na stronie dla pracodawców.
Najczęstsze pytania
Ile kosztuje oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi w 2026 roku?
Od 1 grudnia 2025 roku opłata wynosi 400 zł zamiast 100 zł. Uiszcza ją pracodawca przy składaniu oświadczenia przez praca.gov.pl.
Czy można zatrudnić obywatela Gruzji na oświadczenie?
Nie, od 1 grudnia 2025 roku Gruzji nie ma na liście państw objętych oświadczeniem, więc potrzebne jest zezwolenie na pracę. Oświadczenia wpisane do ewidencji wcześniej obowiązują do końca swojego okresu.
Na jaki okres wydaje się zezwolenie na pracę dla cudzoziemca?
Zezwolenie na pracę wydaje się na czas określony, nie dłuższy niż 3 lata. W niektórych przypadkach, np. gdy firma działa krócej niż rok – na nie dłużej niż 1 rok.
Czy w 2026 roku potrzebny jest test rynku pracy do zezwolenia na pracę?
Nie, zniesiono go od 1 czerwca 2025 roku. Starosta może jednak ustalić listę zawodów, dla których w jego powiecie nie wydaje się zezwoleń na pracę.
Czy firma bez statusu agencji może kierować cudzoziemców do pracy u klienta?
Nie. Kierować cudzoziemca do pracy na rzecz i pod kierownictwem innej firmy można wyłącznie na podstawie umowy o pracę tymczasową. Firmie, która nie jest agencją pracy tymczasowej, odmówi się w takim przypadku zezwolenia, a za naruszenie grożą grzywny od 3000 zł.