Outsourcing czy leasing pracowników – to przede wszystkim wybór, kto kieruje ludźmi. W leasingu (praca tymczasowa) to Państwo kierują pracownikami, a ich pracodawcą jest agencja pracy tymczasowej. W outsourcingu procesu wykonawca sam organizuje pracę przez swojego brygadzistę i odpowiada za wynik. Trzeci wariant – outsourcing pracowniczy, w którym „wykonawca” po prostu dostarcza ludzi pod Państwa kierownictwo – w przypadku cudzoziemców od 1 czerwca 2025 r. jest niedopuszczalny i zagrożony grzywnami.
Trzy modele: czym się różnią
Leasing pracowników. Agencja pracy tymczasowej wpisana do rejestru KRAZ zatrudnia ludzi i kieruje ich do Państwa firmy. Państwo wyznaczają zadania, zapewniają BHP na stanowisku pracy i prowadzą ewidencję czasu pracy, a agencja wypłaca wynagrodzenia i opłaca ZUS. Czas jest ograniczony: z pracy jednej osoby można korzystać maksymalnie 18 miesięcy w okresie 36 kolejnych miesięcy. Szczegółowo opisaliśmy to w artykule jak działa leasing pracowników.
Outsourcing procesu. Przekazują Państwo wykonawcy cały obszar lub funkcję: pakowanie, kompletację zamówień, sprzątanie. Umowa opisuje wynik i wskaźniki, a ludźmi kieruje brygadzista wykonawcy. Nie wydają Państwo codziennych poleceń poszczególnym pracownikom, tylko odbierają i opłacają wykonaną pracę.
Outsourcing pracowniczy. Formalnie jest to umowa o świadczenie usług, a faktycznie firma, która nie jest agencją pracy tymczasowej, udostępnia ludzi, którymi kierują Państwo. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej wprost pisze, że taki model często ma na celu obejście przepisów o pracy tymczasowej.
Porównanie trzech modeli
| Kwestia | Leasing pracowników | Outsourcing procesu | Outsourcing pracowniczy |
|---|---|---|---|
| Pracodawca ludzi | agencja pracy tymczasowej | wykonawca | firma bez statusu agencji |
| Kto kieruje na co dzień | Państwo | brygadzista wykonawcy | faktycznie Państwo |
| BHP | Państwo na stanowisku pracy, agencja jako pracodawca | wykonawca; na wspólnym terenie – współpraca z Państwem | niejasno, ryzyko dla obu stron |
| Odpowiedzialność za wynik | Państwo | wykonawca zgodnie z umową | nieokreślona |
| Za co Państwo płacą | godziny pracy ludzi według stawki | wolumen, wynik, obsługę obszaru | godziny pracy ludzi |
| Cudzoziemcy | tak, przez agencję | tak, jeśli to prawdziwy outsourcing | od 1 czerwca 2025 r. – nie |
| Główne ryzyko | limit 18/36, BHP, ewidencja czasu pracy | słaba umowa bez KPI | odmowa zezwoleń, grzywny |
Co zmieniło się w zatrudnianiu cudzoziemców od 1 czerwca 2025 r.
1 czerwca 2025 r. weszła w życie ustawa z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Dla outsourcingu pracowniczego ma ona trzy główne skutki.
- Odmowa wydania dokumentów. Art. 13 ust. 1 pkt 7 przewiduje odmowę wydania zezwolenia na pracę, jeśli cudzoziemiec ma wykonywać pracę na rzecz podmiotu trzeciego, nie mając statusu pracownika tymczasowego. Według wyjaśnień ministerstwa zasadę tę stosuje się także do oświadczeń o powierzeniu pracy cudzoziemcowi. Organ ocenia faktyczną organizację pracy, a czasem także profil działalności firmy (PKD).
- Grzywna dla tego, kto przyjmuje ludzi. Kto powierza pracę cudzoziemcowi skierowanemu przez podmiot niebędący agencją zatrudnienia, ryzykuje grzywnę nie niższą niż 6000 zł za każdego takiego cudzoziemca (art. 84 ust. 11 i 14).
- Grzywna dla tego, kto kieruje. Kto kieruje cudzoziemca do pracy na rzecz innej firmy i pod jej kierownictwem nie na podstawie umowy o pracę tymczasową, ryzykuje grzywnę nie niższą niż 3000 zł (art. 84 ust. 12).
Pierwsza z tych grzywien może grozić nie tylko „wykonawcy”: ustawa karze tego, kto powierza pracę cudzoziemcowi skierowanemu przez podmiot niebędący agencją zatrudnienia, a może nim okazać się również firma, w której dana osoba faktycznie pracuje. Tabelę sankcji opublikowała Państwowa Inspekcja Pracy.
Jednocześnie ustawa z dnia 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia ograniczyła nowe agencje: usługi pośrednictwa pracy i pracy tymczasowej dla cudzoziemców, którzy potrzebują zezwolenia na pracę lub oświadczenia, agencja może świadczyć dopiero po 2 latach od wpisu do rejestru agencji zatrudnienia.
Nowe przepisy nie zakazują outsourcingu procesu. W odpowiedzi na interpelację poselską ministerstwo wyjaśnia: jeśli wykonawca odpowiada za całą usługę i otrzymuje wynagrodzenie za wynik, cudzoziemiec pracuje na rzecz wykonawcy, a nie firmy, w której na przykład sprząta.
Pięć sygnałów, że „outsourcing” to w rzeczywistości udostępnianie ludzi
- Umowa nie określa wyniku: ani wolumenu, ani wskaźników – tylko „N osób na zmianę”.
- Państwo płacą za godziny konkretnych osób, a nie za wykonaną pracę.
- Na miejscu nie ma brygadzisty wykonawcy, a zadania ludziom wydaje Państwa mistrz.
- Ludzie wykonawcy pracują w Państwa brygadach razem z Państwa pracownikami, według Państwa grafiku, a urlopy i zastępstwa uzgadniają Państwo.
- Wykonawca nie jest agencją pracy tymczasowej, ale oferuje cudzoziemców „pod klucz”, a jego profil działalności nie ma związku z usługą.
Jeśli występują dwa–trzy z tych sygnałów, przy cudzoziemcach taki model niesie już ryzyko odmowy wydania dokumentów i grzywien. Są dwa wyjścia: albo zorganizować leasing przez agencję pracy tymczasowej, albo przekształcić umowę w prawdziwy outsourcing procesu – z wynikiem, wskaźnikami i własnym kierownictwem wykonawcy.
Jak wybrać model
- Leasing pracowników – jeśli proces i mistrzowie są Państwa, ludzie są potrzebni na sezon lub pod zamówienie, a Państwo są gotowi prowadzić ewidencję czasu pracy i odpowiadać za BHP na stanowisku pracy.
- Outsourcing procesu – jeśli dany obszar da się wydzielić i zmierzyć, np. pakowanie, kompletację zamówień czy sprzątanie, i chcą Państwo odbierać wynik, a nie kierować ludźmi.
- Własny zespół dzięki rekrutacji stałej – jeśli osoba jest potrzebna na stałe, na kluczowym stanowisku, dłużej niż 18 miesięcy.
Przed podpisaniem umowy warto sprawdzić, czy agencja jest wpisana do rejestru KRAZ, i poprosić o opisanie, kto dokładnie będzie kierował ludźmi w Państwa zakładzie. Odpowiedź na to pytanie zwykle od razu pokazuje, z jakim modelem mają Państwo do czynienia.
Jak pomaga STARKO
STARKO oferuje trzy formy współpracy: leasing pracowników, outsourcing i rekrutację stałą. W leasingu ludzie formalnie pracują w STARKO: umowy, wynagrodzenia, ZUS i dokumenty są po naszej stronie, a Państwo otrzymują jedną fakturę.
W outsourcingu przejmujemy cały obszar (pakowanie, kompletację zamówień, sprzątanie), ludźmi kieruje nasz brygadzista, a Państwo odbierają gotowy wynik. Jeśli potrzebują Państwo własnego zespołu, znajdujemy i weryfikujemy kandydatów, a zatrudniają ich Państwo sami.
Jesteśmy agencją pracy wpisaną do rejestru KRAZ, legalizujemy zatrudnienie cudzoziemców i dbamy o porządek w dokumentach pracowników na wypadek kontroli PIP. Prosimy opisać Państwa zadanie, a menedżer skontaktuje się z Państwem w ciągu dnia roboczego.
Najczęstsze pytania
Czy outsourcing pracowniczy jest legalny w Polsce w 2026 roku?
W przypadku cudzoziemców – nie: od 1 czerwca 2025 r. skierować cudzoziemca do pracy na rzecz innej firmy i pod jej kierownictwem można tylko na podstawie umowy o pracę tymczasową, czyli przez agencję pracy tymczasowej. Przepisy te dotyczą cudzoziemców, ale Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej zwraca uwagę, że także w innych przypadkach taki model często służy obchodzeniu przepisów o pracy tymczasowej.
Czym outsourcing różni się od leasingu pracowników?
W leasingu to Państwo kierują ludźmi, a agencja jest ich pracodawcą i prowadzi dokumentację. W outsourcingu procesu wykonawca sam organizuje pracę, kieruje ludźmi i odpowiada za wynik, a Państwo płacą za usługę, a nie za godziny konkretnych osób.
Jaka grozi kara za outsourcing cudzoziemców bez agencji pracy tymczasowej?
Ustawa z 20 marca 2025 r. przewiduje grzywnę nie niższą niż 6000 zł za każdego cudzoziemca dla tego, kto powierza pracę cudzoziemcowi skierowanemu przez podmiot niebędący agencją zatrudnienia. Kto kieruje cudzoziemca do pracy pod kierownictwem innej firmy bez umowy o pracę tymczasową, ryzykuje grzywnę nie niższą niż 3000 zł.
Czy nowa agencja pracy tymczasowej może kierować cudzoziemców?
Od 1 czerwca 2025 r. agencja może świadczyć usługi pośrednictwa pracy i pracy tymczasowej dla cudzoziemców, którzy potrzebują zezwolenia na pracę lub oświadczenia, dopiero po 2 latach od wpisu do rejestru agencji zatrudnienia i po zmianie wpisu w rejestrze.
Czy sprzątanie lub pakowanie można przekazać na outsourcing z cudzoziemcami?
Tak, jeśli to prawdziwy outsourcing procesu: wykonawca odpowiada za całą usługę, sam kieruje ludźmi i otrzymuje wynagrodzenie za wynik. Według wyjaśnień ministerstwa w takiej sytuacji cudzoziemiec pracuje na rzecz wykonawcy, a nie firmy, w której wykonywana jest praca.