Leasing pracowników: jak to działa i kto za co odpowiada

Leasing pracowników (praca tymczasowa) to model, w którym pracodawcą danej osoby jest agencja pracy tymczasowej, a pracuje ona w Państwa firmie i pod Państwa kierownictwem. Agencja zawiera umowę, wypłaca wynagrodzenie i opłaca składki ZUS. Państwo wyznaczają zadania, zapewniają bezpieczne stanowisko pracy i prowadzą ewidencję czasu pracy. Zasady określa ustawa z dnia 9 lipca 2003 r. o zatrudnianiu pracowników tymczasowych.

Kto jest pracodawcą, a kto pracodawcą użytkownikiem

W leasingu pracowników są trzy strony:

• agencja pracy tymczasowej – pracodawca; musi być wpisana do rejestru agencji zatrudnienia KRAZ;
• Państwa firma – pracodawca użytkownik, który wyznacza zadania i kontroluje ich wykonanie;
• pracownik tymczasowy – ma z agencją umowę o pracę na czas określony lub umowę cywilnoprawną.

Praca tymczasowa nie jest przeznaczona do każdej pracy. Ustawa dopuszcza ją przy zadaniach sezonowych, okresowych i doraźnych, przy pracach, których Państwa zespół nie zdąży wykonać w terminie, oraz przy zastępstwie nieobecnego pracownika. Ogólne zasady opisuje też rządowy portal Zielona Linia.

Przed zawarciem umowy z pracownikiem uzgadniają Państwo z agencją na piśmie rodzaj pracy, wymagania kwalifikacyjne, przewidywany okres, wymiar czasu pracy i miejsce wykonywania pracy. Informują też agencję na piśmie o wynagrodzeniu na tym stanowisku, warunkach BHP oraz o tym, że nie zachodzą przeszkody do powierzenia pracy tymczasowej.

Kto za co odpowiada w leasingu pracowników

Obowiązuje zasada równego traktowania: pracownik tymczasowy nie może mieć mniej korzystnych warunków pracy i zatrudnienia niż Państwa pracownik na takim samym lub podobnym stanowisku. Dlatego agencja musi znać Państwa siatkę wynagrodzeń dla tego stanowiska.

Limit 18 miesięcy i prace, których nie można powierzać

Pracodawca użytkownik może korzystać z pracy tego samego pracownika tymczasowego nie dłużej niż łącznie 18 miesięcy w okresie 36 kolejnych miesięcy. Jeśli osoba zastępuje Państwa nieobecnego pracownika – do 36 miesięcy bez przerwy, a potem można ją ponownie skierować do Państwa najwcześniej po 36 miesiącach.

Ustawa liczy limit zarówno dla agencji (art. 20 ust. 1), jak i osobno dla Państwa firmy w odniesieniu do konkretnej osoby (art. 20 ust. 3), przy czym przepis dotyczący pracodawcy użytkownika nie wiąże okresu z agencją. Dlatego nie warto liczyć, że przejście pracownika do innej agencji wyzeruje okres. Pracodawca użytkownik prowadzi ewidencję osób wykonujących u niego pracę tymczasową, z datami rozpoczęcia i zakończenia.

Pracownikowi tymczasowemu nie można powierzać:

• prac szczególnie niebezpiecznych w rozumieniu przepisów BHP wydanych na podstawie Kodeksu pracy;
• pracy na stanowisku Państwa pracownika w czasie, gdy uczestniczy on w strajku;
• pracy tego samego rodzaju co praca pracownika, z którym w ciągu ostatnich 3 miesięcy rozwiązali Państwo stosunek pracy z przyczyn niedotyczących pracowników, jeśli ma być wykonywana w Państwa jednostce organizacyjnej w tej samej gminie, w której pracował zwolniony;
• pracy pracownika ochrony, do której potrzebna jest broń palna bojowa lub przedmioty przeznaczone do obezwładniania osób za pomocą energii elektrycznej, wymagające pozwolenia.

Za korzystanie z pracy tymczasowej w tych przypadkach, przekroczenie limitu, brak ewidencji czasu pracy lub niezapewnienie BHP pracodawcy użytkownikowi albo osobie działającej w jego imieniu grozi grzywna od 1000 do 30 000 zł.

Jak kształtuje się cena i co jest na fakturze

Przepływ pieniędzy w leasingu wygląda tak:

1. Państwo prowadzą ewidencję godzin i w uzgodnionym terminie przekazują agencji dane wpływające na wynagrodzenie: godziny, nadgodziny, pracę w nocy, nieobecności. Zakres tych danych i sposób ich przekazywania ustawa każe uzgodnić na piśmie.
2. Agencja nalicza i wypłaca wynagrodzenie, potrąca składki pracownika i zaliczkę na podatek, opłaca składki pracodawcy.
3. Agencja wystawia Państwu jedną fakturę, zwykle za przepracowane godziny według uzgodnionej stawki.

Stawka w umowie z agencją zwykle składa się z:

• stawki brutto pracownika – nie niższej niż u Państwa pracownika na podobnym stanowisku i nie niższej niż płaca minimalna (w 2026 roku – 4806 zł brutto miesięcznie za pełny etat);
• składek pracodawcy: emerytalnej, rentowej, wypadkowej, na Fundusz Pracy, Fundusz Solidarnościowy i FGŚP, a w przypadku uczestników PPK – także wpłaty do PPK;
• rezerwy na płatny urlop i inne obowiązkowe świadczenia;
• marży agencji, z której finansowane są rekrutacja, obsługa kadrowa, koordynacja i zastępstwa.

Do kwoty faktury zwykle dolicza się VAT. Zakwaterowanie, transport czy brygadzistę, jeśli są potrzebne, zwykle omawia się osobno.

Kiedy leasing opłaca się bardziej niż własny zespół

• sezonowe szczyty i jednorazowe duże zamówienia;
• szybkie uruchomienie nowej zmiany lub linii;
• zastępstwo pracowników na czas długiej nieobecności;
• liczebność, która zmienia się co tydzień;
• potrzebni są cudzoziemcy, a nie ma komu zajmować się zezwoleniami.

Stawka godzinowa agencji jest wyższa niż wynagrodzenie ze składkami, bo obejmuje rekrutację, kadry i marżę. W zamian zyskują Państwo elastyczność: nie utrzymują Państwo zbędnych osób w spokojniejszych tygodniach i nie poświęcają czasu działu HR na dokumenty. Jeśli osoba jest potrzebna na stałe, na kluczowym stanowisku, dłużej niż 18 miesięcy, korzystniej jest zatrudnić ją we własnym zespole.

Checklista pierwszego tygodnia dla pracodawcy użytkownika

1. Podpisać z agencją pisemne uzgodnienie: rodzaj pracy, kwalifikacje, okres, wymiar czasu pracy, miejsce.
2. Przekazać agencji na piśmie siatkę wynagrodzeń dla stanowiska, warunki BHP i potwierdzenie, że nie zachodzą okoliczności wyłączające pracę tymczasową.
3. Przed pierwszą zmianą przygotować odzież roboczą, ŚOI, szkolenie BHP i zapoznanie z ryzykiem zawodowym.
4. Wpisać osoby do ewidencji czasu pracy i do ewidencji osób wykonujących pracę tymczasową z datą rozpoczęcia.
5. Uzgodnić z agencją, kto, jak i kiedy przekazuje godziny, jak uzgadnia się urlopy i zastępstwa.
6. Wyznaczyć na każdej zmianie osobę, która wydaje zadania pracownikom tymczasowym i odbiera ich pracę.

Jak pomaga STARKO

STARKO to agencja pracy w Warszawie wpisana do rejestru KRAZ, od 8 lat na rynku. W leasingu ludzie formalnie pracują w STARKO: umowy, wynagrodzenia, ZUS i dokumenty są po naszej stronie, Państwo otrzymują jedną fakturę, a zespół łatwo powiększyć na sezon i zmniejszyć, gdy pracy jest mniej. Pierwszych kandydatów proponujemy w ciągu kilku dni, pierwsi ludzie zaczynają pracę w ciągu tygodnia, a pracownika, który się nie sprawdził, wymieniamy bezpłatnie. Prosimy napisać, kogo Państwo szukają, a menedżer skontaktuje się z Państwem w ciągu dnia roboczego.