Лізинг персоналу: як це працює і хто за що відповідає

Лізинг персоналу (praca tymczasowa, leasing pracowników) — це модель, у якій роботодавцем людини є агенція тимчасової праці, а працює вона у вашій фірмі й під вашим керівництвом. Агенція укладає договір, виплачує зарплату й сплачує внески ZUS. Ви ставите завдання, забезпечуєте безпечне робоче місце й ведете облік робочого часу. Правила задає ustawa z dnia 9 lipca 2003 r. o zatrudnianiu pracowników tymczasowych (закон про тимчасову працю).

Хто роботодавець, а хто користувач

У лізингу персоналу три сторони:

• агенція тимчасової праці (agencja pracy tymczasowej) — роботодавець; має бути внесена до реєстру агенцій зайнятості KRAZ;
• ваша фірма — роботодавець-користувач (pracodawca użytkownik), який ставить завдання й контролює їх виконання;
• тимчасовий працівник — працює з агенцією за umowa o pracę na czas określony (трудовим договором на визначений строк) або за цивільно-правовим договором.

Тимчасова праця потрібна не для будь-якої роботи. Закон допускає її для сезонних, періодичних і разових завдань, для робіт, які ваш штат не встигне виконати вчасно, і для заміщення відсутнього працівника. Загальні правила описані й на урядовому порталі Zielona Linia.

До укладення договору з працівником ви письмово погоджуєте з агенцією вид роботи, вимоги до кваліфікації, орієнтовний строк, розмір робочого часу й місце роботи. Також письмово повідомляєте агенцію про оплату праці на цій посаді, умови BHP і про те, що немає перешкод для тимчасової праці.

Хто за що відповідає в лізингу персоналу

Діє принцип рівного ставлення: тимчасовий працівник не може мати гірших умов праці й зайнятості, ніж ваш працівник на такій самій чи подібній посаді. Тому агенція має знати вашу сітку оплати для цієї посади.

Ліміт 18 місяців і роботи, які не можна доручати

Користувач може використовувати працю того самого тимчасового працівника не довше 18 місяців сумарно протягом 36 місяців поспіль. Якщо людина заміщує вашого відсутнього працівника, — до 36 місяців без перерви, після чого до вас її можна направити знову не раніше ніж через 36 місяців.

Закон рахує ліміт і для агенції (art. 20 ust. 1), і окремо для вашої фірми щодо конкретної людини (art. 20 ust. 3), причому норма для користувача не прив’язує строк до агенції. Тому не розраховуйте, що перехід працівника до іншої агенції обнулить строк. Користувач веде облік осіб, які виконують у нього тимчасову працю, з датами початку й завершення.

Тимчасовому працівнику не можна доручати:

• особливо небезпечні роботи у розумінні правил BHP, виданих на підставі Kodeksu pracy (Трудового кодексу);
• роботу на посаді вашого працівника, поки той бере участь у страйку;
• роботу того самого виду, що й у працівника, з яким ви протягом останніх 3 місяців розірвали трудові відносини з причин, не пов’язаних із працівниками, якщо вона має виконуватися у вашому підрозділі в тій самій гміні, де працював звільнений;
• роботу охоронця, для якої потрібні бойова вогнепальна зброя чи електрошокові засоби, на які треба мати дозвіл.

За використання тимчасової праці в цих випадках, перевищення ліміту, відсутність обліку робочого часу чи незабезпечення BHP користувачу або особі, яка діє від його імені, загрожує штраф від 1000 до 30 000 зл.

Як формується ціна і що у фактурі

Гроші в лізингу рухаються так:

1. Ви ведете облік годин і в погоджений строк передаєте агенції дані, що впливають на зарплату: години, надурочні, нічні, відсутності. Обсяг цих даних і спосіб передачі закон вимагає погодити письмово.
2. Агенція нараховує й виплачує зарплату, утримує внески працівника й аванс податку, сплачує внески роботодавця.
3. Агенція виставляє вам одну фактуру, зазвичай за відпрацьовані години за погодженою ставкою.

Ставка в договорі з агенцією зазвичай складається з:

• брутто-ставки працівника — не нижчої, ніж у вашого працівника на подібній посаді, і не нижчої за мінімальну зарплату (у 2026 році — 4806 зл брутто на місяць за повний робочий час);
• внесків роботодавця: пенсійного, рентового, від нещасних випадків, на Fundusz Pracy, Fundusz Solidarnościowy і FGŚP, а для учасників PPK — і внеску PPK;
• резерву на оплачувану відпустку та інші обов’язкові виплати;
• маржі агенції, з якої оплачуються рекрутинг, кадри, координація й заміни.

До суми фактури зазвичай додається VAT. Житло, транспорт чи бригадира, якщо вони потрібні, зазвичай обговорюють окремо.

Коли лізинг вигідніший за власний штат

• сезонні піки й разові великі замовлення;
• швидкий старт нової зміни чи лінії;
• заміщення працівників на час тривалої відсутності;
• чисельність, яка змінюється щотижня;
• потрібні іноземці, а займатися дозволами нікому.

Погодинна ставка агенції вища за зарплату з внесками, бо в ній рекрутинг, кадри й маржа. Окупається гнучкість: ви не тримаєте зайвих людей у спокійні тижні й не витрачаєте час HR на документи. Якщо людина потрібна на постійній ключовій посаді довше 18 місяців, вигідніше взяти її у власний штат.

Чекліст першого тижня для користувача

1. Підпишіть з агенцією письмове погодження: вид роботи, кваліфікація, строк, розмір робочого часу, місце.
2. Письмово передайте агенції сітку оплати для посади, умови BHP і підтвердження, що немає заборонених обставин.
3. До першої зміни підготуйте спецодяг, ЗІЗ, інструктаж BHP і ознайомлення з професійним ризиком.
4. Внесіть людей в облік робочого часу й в облік осіб на тимчасовій праці з датою початку.
5. Погодьте з агенцією, хто, як і коли передає години, як погоджуються відпустки й заміни.
6. Призначте на кожній зміні людину, яка ставить завдання тимчасовим працівникам і приймає їхню роботу.

Як допомагає STARKO

STARKO — агенція праці у Варшаві, внесена до реєстру KRAZ, 8 років на ринку. У лізингу люди формально працюють у STARKO: договори, зарплати, ZUS і документи на нас, ви отримуєте одну фактуру, а команду легко збільшити на сезон і зменшити, коли роботи менше. Перших кандидатів пропонуємо за кілька днів, перші люди виходять на зміну протягом тижня, а працівника, який не підійшов, замінюємо безкоштовно. Розкажіть, кого шукаєте, і менеджер зв’яжеться з вами протягом робочого дня.