Zatrudnienie Ukraińca w Polsce w 2026 r. po wygaszeniu specustawy

Zatrudnienie obywatela Ukrainy w 2026 roku jest możliwe legalnie i bez zezwolenia na pracę, ale procedura zależy od jego dokumentu. Przy osobie ze statusem UKR wystarczy powiadomienie do powiatowego urzędu pracy w ciągu 7 dni od rozpoczęcia pracy, posiadacz karty CUKR nie potrzebuje nawet tego, a dla pozostałych Ukraińców legalnie przebywających w Polsce obowiązuje przepis przejściowy do 4 marca 2029 r.

Co zmieniło się po wygaszeniu specustawy

Od 5 marca 2026 r. obowiązuje ustawa z dnia 23 stycznia 2026 r. o wygaszeniu rozwiązań wynikających z ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa oraz o zmianie niektórych innych ustaw (Dz.U. 2026 poz. 203). Dla pracodawcy najważniejsze jest to:

• Powiadomienie przeniesiono do innej ustawy. Obowiązek złożenia powiadomienia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi wynika teraz z art. 5a ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Dotyczy on wszystkich cudzoziemców korzystających z ochrony czasowej, nie tylko Ukraińców.
• Wcześniejsze powiadomienia pozostają ważne. Pracownicy, w przypadku których powiadomienie złożono przed 5 marca 2026 r., mogą dalej pracować bez nowych powiadomień.
• Ochronę czasową przedłużono. Decyzja wykonawcza Rady UE 2026/1912 z 30 lipca 2026 r., obowiązująca od 5 sierpnia 2026 r., przedłużyła ochronę do 4 marca 2028 r., o czym poinformował Urząd do Spraw Cudzoziemców. Strony internetowe, na których jako koniec ochrony czasowej wciąż podaje się 4 marca 2027 r., są nieaktualne.
• Nowy warunek dla przyjeżdżających. Według komunikatu UdSC od 5 sierpnia 2026 r. ochronę czasową przyznaje się tylko osobom, które wypełniły swoje obowiązki wojskowe w Ukrainie, w odpowiednich przypadkach – po przedstawieniu właściwego potwierdzenia. Ograniczenie to nie dotyczy osób, które korzystały z ochrony czasowej w danym państwie UE przed 4 sierpnia 2026 r. i w tym dniu oraz nieprzerwanie zachowują status ochronny w tym samym państwie.

Jaki dokument ma kandydat i co robi pracodawca

Oznaczenie NUE w rejestrze PESEL samo w sobie nie oznacza, że osoba przebywa nielegalnie: tak oznacza się cudzoziemców spoza UE, którzy nie mają innego oznaczenia, takiego jak UKR czy CUKR. Liczy się dokument, na podstawie którego osoba przebywa w Polsce.

Jeśli ten dokument sam daje swobodny dostęp do rynku pracy, powiadomienie nie jest potrzebne. Jeśli kandydat ma kartę pobytu wydaną na innej podstawie, warto sprawdzić adnotację o dostępie do rynku pracy i warunki zezwolenia, a w razie wątpliwości zapytać powiatowy urząd pracy. Jak zatrudnia się cudzoziemców z innych państw, opisaliśmy w artykule o oświadczeniu i zezwoleniu na pracę.

Przepis przejściowy (art. 41 ustawy o wygaszeniu specustawy) obowiązuje przez trzy lata od wejścia ustawy w życie. Obejmuje obywateli Ukrainy, którzy legalnie przebywają w Polsce, ale nie korzystają tu z ochrony czasowej. Przepis nie określa ani daty wjazdu, ani konkretnej podstawy pobytu. Powiadomienie składa się na tych samych zasadach z art. 5a.

Jak złożyć powiadomienie krok po kroku

1. Przed rozpoczęciem pracy. Poprosić o dokument potwierdzający legalny pobyt i zachować jego kopię w aktach osobowych pracownika. Zawrzeć umowę: powiatowe urzędy pracy przypominają, że brak umowy z cudzoziemcem jest zagrożony grzywną.
2. W ciągu 7 dni od rozpoczęcia pracy. Złożyć w systemie praca.gov.pl formularz „Powiadomienie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi (PSZ-PPWPU)” do powiatowego urzędu pracy właściwego ze względu na siedzibę lub miejsce zamieszkania pracodawcy.
3. Bez opłat i załączników. Złożenie jest bezpłatne. Osobny załącznik jest potrzebny tylko wtedy, gdy powiadomienie składa pełnomocnik.
4. Jeśli system nie działa. Termin przesuwa się na pierwszy dzień roboczy po usunięciu awarii.
5. Jeśli wkradł się błąd. Korekta nie jest przewidziana, dlatego należy złożyć nowe, prawidłowe powiadomienie.

Więcej o zmianach pisze Powiatowy Urząd Pracy w Białej Podlaskiej.

Kiedy potrzebne jest nowe powiadomienie

W ciągu 7 dni od zmiany pracodawca składa nowe powiadomienie, jeśli:

• zmienił się rodzaj umowy, np. umowę zlecenia zastąpiono umową o pracę;
• zmieniło się stanowisko lub rodzaj pracy, np. pakowacz został operatorem wózka widłowego;
• zmniejszono wymiar czasu pracy, np. z pełnego etatu na pół etatu;
• obniżono miesięczną lub godzinową stawkę wynagrodzenia.

Kluczowe daty 2026–2028

Dlaczego pracownikowi warto pomyśleć o karcie CUKR i co ona daje, wyjaśniamy w artykule o karcie CUKR.

Typowe błędy pracodawców

• Przekroczony termin. 7 dni liczy się od dnia, w którym osoba faktycznie podjęła pracę, a nie od daty podpisania umowy.
• Brak nowego powiadomienia po zmianach. Przeniesienie na inne stanowisko, inna umowa, mniej godzin lub niższa stawka wymagają nowego powiadomienia w ciągu 7 dni.
• Status nie został ponownie sprawdzony. Status UKR traci się m.in. po wyjeździe z Polski na ponad 30 dni, po uzyskaniu innego zezwolenia na pobyt albo z powodu niepotwierdzonej tożsamości. Dokumenty warto sprawdzać nie tylko przy zatrudnieniu.
• Opieranie się na nieaktualnych datach. Ochrona czasowa obowiązuje obecnie do 4 marca 2028 r., a nie do 4 marca 2027 r.
• Brak kopii dokumentu. Kopia dokumentu potwierdzającego legalny pobyt musi znajdować się w aktach osobowych pracownika.

Jakie kary grożą pracodawcy

Za niezłożenie powiadomienia pracodawcy grozi grzywna od 1000 do 3000 zł. Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji (MSWiA) wyjaśnia, że w przypadku pracownika ze statusem UKR sama praca nie staje się z tego powodu nielegalna – odpowiedzialność ponosi pracodawca.

Inna sytuacja zachodzi, gdy osoba nie ma legalnej podstawy pobytu lub prawa do pracy. To już nielegalne zatrudnienie z innymi konsekwencjami, o których pisaliśmy w artykule o karach za nielegalne zatrudnienie cudzoziemca.

Jak pomaga STARKO

Legalizujemy zatrudnienie cudzoziemców i dbamy o porządek w dokumentach pracowników na wypadek kontroli PIP. W leasingu pracowników ludzie formalnie pracują w STARKO: umowy, wynagrodzenia, ZUS i dokumenty są po naszej stronie, a Państwo otrzymują jedną fakturę. Pierwszych kandydatów proponujemy w ciągu kilku dni. Prosimy napisać, kogo Państwo szukają, a menedżer skontaktuje się z Państwem w ciągu dnia roboczego.