Od 8 lipca 2026 r. inspekcja pracy może nie tylko karać za „fikcyjną” umowę cywilnoprawną, ale też sama uznać ją za umowę o pracę. Jeśli osoba na zleceniu lub B2B faktycznie pracuje jak pracownik, a pracodawca nie wykona polecenia inspektora, okręgowy inspektor pracy decyzją ustali istnienie stosunku pracy. Poniżej opisujemy, jak wygląda procedura, od kiedy działa decyzja i co warto sprawdzić przed wizytą PIP.
Co zmieniła reforma PIP
Zmiany wprowadziła ustawa z dnia 11 marca 2026 r. o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy oraz niektórych innych ustaw, opublikowana w Dzienniku Ustaw 7 kwietnia 2026 r. (Dz.U. 2026 poz. 473). Zasadnicza część weszła w życie 8 lipca 2026 r. Najważniejsze zmiany:
- decyzja okręgowego inspektora pracy o ustaleniu istnienia stosunku pracy;
- płatne interpretacje indywidualne Głównego Inspektora Pracy;
- kontrole zdalne i przekazywanie dokumentów online;
- wymiana danych między PIP, ZUS i Krajową Administracją Skarbową (KAS);
- wyższe grzywny.
Nowe przepisy obejmują także umowy cywilnoprawne zawarte przed 8 lipca 2026 r., jeśli trwały w tym dniu. Kontrole wszczęte wcześniej kończy się według dotychczasowych zasad. Krótkie omówienie zmian jest na stronie ministerstwa o reformie PIP.
Jak inspektor przekształca zlecenie w umowę o pracę
- Kontrola. Zwykle bez uprzedzenia. Inspektor nie patrzy na nazwę umowy, tylko na to, jak dana osoba faktycznie pracuje.
- Stanowiska stron. Pracodawca i wykonawca mogą się wypowiedzieć, zanim inspektor czegokolwiek zażąda.
- Polecenie. Pisemne, z terminem: zmienić sposób wykonywania umowy cywilnoprawnej albo zawrzeć umowę o pracę, jeśli przeważają cechy stosunku pracy.
- Decyzja albo pozew. Jeśli polecenia nie wykonano, okręgowy inspektor pracy zawiadamia strony o wszczęciu postępowania. Następnie może wydać decyzję o ustaleniu istnienia stosunku pracy albo wnieść powództwo do sądu pracy.
Wolę stron bierze się pod uwagę tylko wtedy, gdy nie jest sprzeczna z prawem i nie zmierza do jego obejścia. Argument „ta osoba sama chciała zlecenie” sam w sobie nie pomoże: Kodeks pracy zakazuje zastępowania umowy o pracę umową cywilnoprawną przy zachowaniu tych samych warunków wykonywania pracy (art. 22 § 1² Kodeksu pracy).
Od kiedy działa decyzja i jak się od niej odwołać
- Data umowy – dzień wydania decyzji. Jeśli pracodawca w trakcie procedury rozwiązał umowę lub zakończył pracę danej osoby, datą jest dzień rozpoczęcia kontroli.
- Treść. Decyzja określa strony, rodzaj umowy, datę, rodzaj pracy, miejsce, wymiar czasu pracy i wynagrodzenie. Jeśli brakuje dowodów, stosuje się warunki domyślne: umowa na czas nieokreślony, miejsce pracy pod adresem pracodawcy, pełny etat, płaca minimalna.
- Skutki. Od dnia wydania decyzja wywołuje skutki w prawie pracy i prawie podatkowym, w zakresie ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego.
- Odwołanie. Odwołanie wnosi się w terminie miesiąca od doręczenia, na piśmie, za pośrednictwem okręgowego inspektora pracy. Sprawę rozpatruje sąd rejonowy – sąd pracy właściwy dla miejsca wykonywania pracy.
- Wykonanie. Decyzja staje się wykonalna następnego dnia po upływie terminu na odwołanie, jeśli go nie wniesiono, albo po prawomocnym wyroku sądu. Wcześniej – tylko jeśli inspektor nada jej rygor natychmiastowej wykonalności; nadanie rygoru można odrębnie zaskarżyć do sądu.
- Okres wcześniejszy. Stosunek pracy sprzed daty decyzji można ustalić tylko w sądzie: ustawa przewiduje w tym celu powództwo okręgowego inspektora.
Zwolnienie danej osoby lub pogorszenie jej sytuacji z powodu takiej decyzji jest zakazane. Naruszenie tego zakazu jest zagrożone grzywną od 2000 do 60 000 zł.
Jeśli umowę cywilnoprawną, która faktycznie ma wszystkie cechy umowy o pracę, zawarto przed 8 lipca 2026 r., pracodawca może w ciągu 12 miesięcy od tej daty sam zawrzeć z daną osobą umowę o pracę. Nie odpowiada wtedy za wykroczenie z art. 281 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy, czyli za zawarcie umowy cywilnoprawnej tam, gdzie powinna być umowa o pracę. Przepis ten nie zwalnia z innych konsekwencji.
Pięć sygnałów, że zlecenie w magazynie to ukryta umowa o pracę
| Sygnał | Jak to wygląda w magazynie |
|---|---|
| Praca pod kierownictwem | Brygadzista rozdziela zadania, kontroluje tempo i wskazuje, jak pracować |
| Miejsce i czas wyznacza firma | Grafik zmian układa magazyn, praca odbywa się na jego terenie i jego sprzętem |
| Osobiste wykonywanie | Osoba nie może przysłać za siebie kogoś innego |
| Stałość | Ta sama praca codziennie przez miesiące, osoba wchodzi w skład zmiany na równi z etatowymi pracownikami |
| Brak ryzyka wykonawcy | Stała stawka godzinowa niezależnie od wyniku, wszystko, co potrzebne, zapewnia firma |
Jeden sygnał nie oznacza jeszcze stosunku pracy, ale im więcej takich sygnałów, tym wyższe ryzyko. Kryteria te wynikają z art. 22 § 1 Kodeksu pracy i z poradnika MRPiPS dla pracodawców, który wprost wspomina także o B2B.
Co jeszcze się zmieniło: grzywny, kontrole online, interpretacje
- Grzywny. Za wykroczenia z art. 281 § 1 Kodeksu pracy – od 2000 do 60 000 zł (przed reformą – od 1000 do 30 000 zł). Mandat nakładany przez inspektora – do 5000 zł, a w przypadkach wprost przewidzianych w ustawie – do 10 000 zł.
- Kontrola zdalna. Inspektor może żądać dokumentów w formie elektronicznej, wyjaśnień online i transmisji wideo. Nie wyklucza to kontroli na miejscu.
- Wymiana danych. ZUS i KAS przekazują dane do PIP, więc rozbieżności między umowami, zgłoszeniami do ZUS i deklaracjami łatwiej wychwycić.
- Interpretacja indywidualna. Główny Inspektor Pracy może odpowiedzieć, czy opisana relacja jest stosunkiem pracy. Opłata – 40 zł, termin – do 30 dni. Interpretacja wiąże organy PIP, a wnioskodawcy, który zastosował się do niej, nie można ukarać, jeśli stan faktyczny jest zgodny z opisanym we wniosku.
Co pracodawca powinien zrobić już teraz
- Sporządzić wykaz wszystkich zleceń i umów B2B i każdą sprawdzić pod kątem pięciu sygnałów.
- Tam, gdzie sygnałów jest wiele, przenieść osoby na umowę o pracę; w przypadku umów zawartych przed 8 lipca 2026 r. – w ramach 12-miesięcznego terminu.
- Uporządkować dokumenty: umowy, ewidencja czasu pracy, wypłaty i zgłoszenia do ZUS muszą opisywać to, co rzeczywiście dzieje się na zmianie.
- Prowadzić dokumentację kadrową w formie elektronicznej na wypadek kontroli zdalnej.
- W wątpliwych przypadkach wystąpić o interpretację indywidualną.
Osobną drogą jest praca tymczasowa przez agencję pracy. Agencja zatrudnia osobę i kieruje ją do Państwa firmy; najczęściej jest to umowa o pracę na czas określony, a umowa cywilnoprawna jest dopuszczalna tylko wtedy, gdy praca nie ma cech stosunku pracy. Zatem także w agencji forma umowy musi odpowiadać temu, jak dana osoba faktycznie pracuje. Jak podzielone są obowiązki, wyjaśniliśmy w artykule o leasingu pracowników.
Jak pomaga STARKO
W leasingu pracowników ludzie formalnie pracują w STARKO: umowy, wynagrodzenia, ZUS i dokumenty są po naszej stronie, a Państwo otrzymują jedną fakturę. Dbamy o porządek w dokumentach pracowników na wypadek kontroli PIP, a STARKO jest agencją pracy wpisaną do rejestru KRAZ. Przed rozpoczęciem współpracy z jakąkolwiek agencją warto sprawdzić ją w tym rejestrze. Jeśli po reformie weryfikują Państwo modele zatrudnienia, prosimy napisać, ilu osób i do jakiego obszaru Państwo potrzebują.
Najczęstsze pytania
Czy PIP może przekształcić umowę zlecenia w umowę o pracę?
Tak. Od 8 lipca 2026 r. okręgowy inspektor pracy może decyzją ustalić istnienie stosunku pracy, jeśli praca faktycznie odpowiada art. 22 § 1 Kodeksu pracy, a pracodawca nie wykonał polecenia inspektora.
Czy decyzja inspektora pracy działa wstecz?
Nie. Umowę uważa się za zawartą z dniem wydania decyzji, a jeśli pracodawca w trakcie postępowania zakończył współpracę – z dniem rozpoczęcia kontroli. Stosunek pracy za wcześniejszy okres można ustalić tylko w sądzie.
Ile czasu jest na odwołanie od decyzji PIP o stosunku pracy?
Miesiąc od dnia doręczenia decyzji. Odwołanie wnosi się na piśmie za pośrednictwem okręgowego inspektora pracy, a rozpatruje je sąd pracy.
Czy reforma PIP dotyczy umów B2B?
Tak. Inspektor ocenia, jak dana osoba faktycznie pracuje, a nie nazwę umowy, więc kontroli mogą podlegać zarówno zlecenia, jak i współpraca z samozatrudnionymi.
Jaka grozi kara za zlecenie zamiast umowy o pracę po reformie PIP?
Od 8 lipca 2026 r. na podstawie art. 281 § 1 Kodeksu pracy – od 2000 do 60 000 zł. Pracodawca, który zawarł taką umowę przed 8 lipca 2026 r. i w ciągu 12 miesięcy od tej daty dobrowolnie zawarł z daną osobą umowę o pracę, nie odpowiada za to wykroczenie.