Outsourcing magazynu i pakowania z brygadzistą: jak to działa

Outsourcing magazynu i pakowania polega na tym, że przekazują Państwo wykonawcy cały obszar: pakowanie, kompletację zamówień lub sprzątanie. Wykonawca zapewnia ludzi, sam kieruje nimi przez swojego brygadzistę i odpowiada za wynik według wskaźników z umowy. Państwo odbierają gotową pracę i za nią płacą, a nie za godziny poszczególnych osób.

Co przekazuje się na outsourcing i czym to się różni od leasingu

Najczęściej przekazuje się obszary z powtarzalną pracą i wynikiem, który łatwo zmierzyć:

• pakowanie, przepakowywanie, etykietowanie;
• kompletację zamówień;
• sortowanie i obsługę zwrotów;
• sprzątanie magazynu lub hal produkcyjnych.

W leasingu ludźmi kieruje Państwa mistrz, a agencja jedynie ich zatrudnia i prowadzi dokumentację (szczegóły opisaliśmy w artykule jak działa leasing pracowników). W outsourcingu Państwa mistrz kontaktuje się wyłącznie z brygadzistą wykonawcy: przekazuje plan, standardy i uwagi, a podział ludzi i zadań należy do wykonawcy.

Kiedy outsourcing obszaru się opłaca

• wolumeny mocno wahają się w zależności od sezonu, a utrzymywanie pełnej obsady przez cały rok jest drogie;
• Państwa mistrzowie zajmują się rekrutacją, grafikami i zastępstwami zamiast procesem;
• obszar da się wyraźnie wydzielić: wiadomo, co jest na wejściu, co na wyjściu i jak liczyć normę;
• rotacja jest wysoka, a dział HR ciągle szuka ludzi do tej samej pracy.

Outsourcing słabo się sprawdza, gdy proces zmienia się co tydzień, nie ma standardu operacji albo obszar opiera się na wiedzy jednej czy dwóch osób z Państwa zespołu. Żeby przekazać wynik, najpierw trzeba go opisać.

Modele rozliczeń: zalety i wady

Do każdego modelu można dodać premię lub karę za KPI: dokładność kompletacji, terminowość wysyłek, uszkodzenia. Uzasadnioną stawkę można podać dopiero po audycie procesu, bo zależy od norm, zmianowości, szczytów i tego, czyj jest sprzęt.

Kto odpowiada za KPI, jakość i BHP

KPI i jakość – po stronie wykonawcy, bo to on kieruje ludźmi i organizacją pracy. Od Państwa potrzebna jest prognoza wolumenów, standardy pakowania i dostęp do danych, na podstawie których liczy się wskaźniki. Typowe KPI dla obszaru: sztuki na godzinę, dokładność kompletacji, terminowość wysyłek, uszkodzenia, obsada zmiany.

BHP – każdy pracodawca odpowiada za swoich pracowników, więc za szkolenia i środki ochrony ludzi w obszarze odpowiada wykonawca. Kto fizycznie wydaje odzież roboczą i ŚOI na miejscu, warto zapisać w umowie. Gdy Państwa ludzie i ludzie wykonawcy pracują w jednym miejscu, art. 208 Kodeksu pracy zobowiązuje pracodawców do:

• współpracy ze sobą;
• wyznaczenia koordynatora, który sprawuje nadzór nad BHP wszystkich pracowników w tym miejscu;
• uzgodnienia zasad postępowania na wypadek zagrożenia zdrowia lub życia;
• wzajemnego informowania siebie i pracowników o zapobieganiu zagrożeniom zawodowym.

Wyznaczenie koordynatora nie zwalnia żadnego pracodawcy z odpowiedzialności za własnych pracowników. Firma, na której terenie pracują osoby zatrudnione przez różnych pracodawców, przekazuje też tym pracodawcom informacje o zagrożeniach na miejscu.

Jak wystartować: od audytu do normalnej pracy

1. Audyt procesu. Wolumeny w poszczególnych dniach i sezonach, obecna wydajność i poziom błędów, sprzęt, powierzchnia, standardy. To punkt odniesienia, z którym później porównuje się wynik.
2. Granice obszaru i model rozliczeń. Gdzie obszar się zaczyna i kończy, kto dostarcza materiały, kto odpowiada za sprzęt.
3. Umowa z SLA i KPI. Docelowe wskaźniki, sposób pomiaru, źródło danych, premie i kary.
4. Pilotaż. Jedna zmiana lub jeden strumień przez ograniczony czas, żeby sprawdzić normy i stawkę na rzeczywistych danych.
5. Onboarding. Szkolenie BHP, wdrożenie na stanowisku, dostępy, codzienny raport brygadzisty i jeden kanał komunikacji.
6. Regularny przegląd. Na starcie co tydzień, potem co miesiąc: wskaźniki, problemy, prognoza wolumenów.

Co uzgodnić w umowie: checklista

• przedmiot i granice obszaru: co wchodzi w zakres, a co nie;
• prognoza wolumenów i termin powiadamiania o szczytach;
• model rozliczeń, definicja jednostki i sposób jej liczenia;
• KPI i SLA, źródło danych i zasady uzgadniania;
• odbiór wyniku i reklamacje;
• kierowanie ludźmi: polecenia tylko przez brygadzistę wykonawcy;
• BHP: koordynator, szkolenia, środki ochrony, postępowanie w razie awarii;
• sprzęt i materiały: czyje są i kto odpowiada za szkody;
• minimalna obsada zmiany i zastępowanie nieobecnych;
• poufność i dostęp do Państwa systemów;
• czas trwania pilotażu, warunki zmiany stawki i wyjścia z umowy.

Co sprawia, że outsourcing obszaru jest legalny

Legalny outsourcing procesu to taki, w którym wykonawca odpowiada za całą usługę i otrzymuje wynagrodzenie za wynik, a nie za udostępnienie ludzi. Właśnie tak opisuje go Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, wyjaśniając, że nowe przepisy dotyczące cudzoziemców nie ograniczają takiego outsourcingu (odpowiedzi ministerstwa na stronie Rzecznika MŚP).

Jeśli „wykonawca” jedynie dostarcza ludzi, którymi kierują Państwo, a są wśród nich cudzoziemcy, od 1 czerwca 2025 r. grozi to odmową wydania dokumentów i grzywnami dla obu stron. Szczegóły – w artykule outsourcing czy leasing pracowników.

W praktyce legalność opiera się na codziennych szczegółach: Państwa mistrzowie nie wydają poleceń ludziom wykonawcy bezpośrednio, w obszarze zawsze jest jego brygadzista, a faktura odzwierciedla wolumen lub obsługę obszaru według wskaźników.

Typowe błędy

• płacenie za „głowy” bez wolumenu i wskaźników;
• pozwalanie własnemu mistrzowi na bezpośrednie kierowanie ludźmi wykonawcy;
• start bez zmierzonych wskaźników wyjściowych;
• brak opisu granic obszaru: kto zbiera towar wadliwy, kto dowozi materiały;
• pominięcie koordynacji BHP na wspólnym terenie;
• uruchamianie obszaru od razu w szczycie sezonu bez pilotażu.

Jak pomaga STARKO

W outsourcingu STARKO przejmuje cały obszar (pakowanie, kompletację zamówień, sprzątanie): ludźmi kieruje nasz brygadzista, a Państwo odbierają gotowy wynik. Mamy własne hostele i mieszkania w pobliżu zakładu, własny transport z kierowcami, brygadzistów i koordynatorów, a pracownika, który się nie sprawdził, wymieniamy bezpłatnie. Prosimy opisać swój obszar, a menedżer skontaktuje się z Państwem w ciągu dnia roboczego.