Weryfikację agencji pracy najlepiej zacząć od rejestru KRAZ (Krajowy Rejestr Agencji Zatrudnienia): widać tam numer i datę wpisu, status oraz rodzaje usług, które agencja może świadczyć. Od 1 czerwca 2025 roku wymagania wobec agencji są surowsze, a zatrudniać cudzoziemców na podstawie zezwolenia na pracę lub oświadczenia agencja może dopiero po 2 latach od wpisu do rejestru. Poniżej: co się zmieniło, jak czytać wpis w KRAZ, czym ryzykuje klient i 10 punktów do sprawdzenia przed podpisaniem umowy.
Co zmieniło się dla agencji od 1 czerwca 2025 roku
1 czerwca 2025 roku weszła w życie nowa ustawa o rynku pracy – ustawa z dnia 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia (Dz.U. 2025 poz. 620). Zastąpiła ona dotychczasową ustawę z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy i zmieniła zasady dla agencji zatrudnienia:
- Opłata za wpis do rejestru – 1000 zł (art. 310). Wcześniej za certyfikat płaciło się 200 zł.
- Warunki wpisu (art. 307 ust. 1). Agencja nie może mieć zaległości z tytułu podatków, składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, na Fundusz Pracy i inne fundusze. Osoby, które nią kierują lub ją reprezentują, nie mogą być karane za określone wykroczenia i przestępstwa, w tym przeciwko prawom pracownika i wiarygodności dokumentów. Firma nie może być w likwidacji ani w upadłości.
- Biuro. Do pośrednictwa pracy i pracy tymczasowej potrzebny jest lokal, w którym świadczy się usługi. WUP w Poznaniu, powołując się na wyjaśnienia ministerstwa, wskazuje, że wirtualne biuro tego wymogu nie spełnia.
- Cudzoziemcy (art. 305 ust. 3). Usługi dla cudzoziemców, którzy potrzebują zezwolenia na pracę lub oświadczenia, agencja może świadczyć dopiero po 2 latach od wpisu do rejestru i z odrębnym wpisem, który również kosztuje 1000 zł.
- Okres przejściowy (art. 445 ust. 6). Agencje wpisane przed 1 czerwca 2025 roku, które były w rejestrze krócej niż 2 lata i już pracowały z takimi cudzoziemcami, musiały do 31 sierpnia 2025 roku złożyć wniosek o zmianę wpisu. Te, które tego nie zrobiły, straciły prawo do tych usług do upływu 2 lat od wpisu.
- Kontrola zaległości. Agencje są co kwartał sprawdzane pod kątem zaległości w ZUS. Po zawiadomieniu mają 14 dni na ich spłatę, w przeciwnym razie agencja może zostać wykreślona z rejestru.
Jak czytać wpis agencji w KRAZ
Rejestr jest publiczny: prowadzą go marszałkowie województw, a przeglądać go można w systemie STOR na praca.gov.pl. Agencję wyszukuje się po nazwie lub NIP; warto zwrócić uwagę na poniższe dane.
| Co widać w KRAZ | Co sprawdzić |
|---|---|
| Numer w rejestrze | Zgadza się z numerem w umowie, ofercie i na stronie agencji |
| Data wpisu | W przypadku usług dla cudzoziemców z zezwoleniem na pracę lub oświadczeniem – co najmniej 2 lata i odrębny wpis |
| Status | Agencja działa, nie zawiesiła działalności i nie została wykreślona |
| Rodzaje usług | Dla leasingu pracowników – praca tymczasowa, dla rekrutacji – pośrednictwo pracy |
| Nazwa, adres, NIP | Zgadzają się z KRS lub CEIDG i z danymi na fakturach |
Rejestr warto sprawdzić samodzielnie, a nie na podstawie zrzutu ekranu od agencji: wpis mógł się zmienić. Jeśli wykonawca proponuje „outsourcing”, ale ludzie faktycznie będą pracować pod kierownictwem Państwa mistrzów, taki model może zostać uznany za pracę tymczasową. O różnicach pisaliśmy w artykule outsourcing czy leasing pracowników.
Czym ryzykuje firma korzystająca z agencji
- Cudzoziemcy. Ustawa z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej przewiduje grzywnę nie niższą niż 6000 zł za każdego cudzoziemca dla tego, kto powierza pracę cudzoziemcowi skierowanemu przez podmiot niebędący agencją zatrudnienia. Za nielegalne powierzenie pracy cudzoziemcowi co do zasady grozi grzywna od 3000 do 50 000 zł. Więcej – w artykule o karach za nielegalne zatrudnienie cudzoziemca.
- Równe traktowanie. Jeśli pracodawca użytkownik naruszył zasadę równego traktowania pracownika tymczasowego, pracownik dochodzi odszkodowania od agencji, a agencja może następnie dochodzić tej kwoty od użytkownika.
- Limit 18 z 36 miesięcy obowiązuje zarówno agencję, jak i użytkownika: z pracy jednego pracownika tymczasowego można korzystać nie dłużej niż 18 miesięcy w okresie 36 kolejnych miesięcy.
- Obowiązki użytkownika. Bezpieczne warunki pracy, szkolenia BHP, odzież i obuwie robocze oraz ewidencja czasu pracy pracowników tymczasowych spoczywają na pracodawcy użytkowniku, więc podczas kontroli sprawdza się je właśnie u Państwa.
- Model współpracy. Umowa między agencją a użytkownikiem musi mieć formę pisemną. Przepisy nie pozwalają wstawiać między nich kolejnego pośrednika w roli podwykonawcy, a rozliczenia za pracę tymczasową muszą przechodzić przez agencję.
Minimalną grzywnę za pracę cudzoziemca skierowanego przez podmiot bez statusu agencji zatrudnienia ustawa wiąże z każdą osobą, więc przy całej brygadzie ryzyko rośnie wraz z jej liczebnością.
10 punktów do sprawdzenia przed podpisaniem umowy
- KRAZ. Numer, data wpisu, status i rodzaje usług – sprawdzone samodzielnie w rejestrze.
- Cudzoziemcy. Odrębny wpis i co najmniej 2 lata w rejestrze, jeśli agencja ma kierować osoby z zezwoleniem na pracę lub oświadczeniem.
- KRS lub CEIDG. Kto kieruje firmą i ma prawo podpisać umowę, czy firma nie jest w likwidacji lub upadłości.
- Zaświadczenia o niezaleganiu z ZUS i urzędu skarbowego – aktualne, a nie sprzed roku.
- Rachunek do faktur figuruje w Wykazie podatników VAT (tzw. białej liście Ministerstwa Finansów).
- Biuro. Rzeczywisty adres, pod którym agencja przyjmuje kandydatów.
- Legalizacja zatrudnienia cudzoziemców. Na jakiej podstawie będą pracować ludzie, kto składa dokumenty, jak agencja pilnuje terminów zezwoleń i kart pobytu, czy na żądanie przekaże kopie dokumentów.
- Dokumenty na wypadek kontroli PIP lub Straży Granicznej: jak szybko agencja przedstawi umowy, dokumenty legalizacyjne i potwierdzenia wypłat.
- Wypłaty dla pracowników. Rodzaj umowy, stawka nie niższa od minimalnej (w 2026 roku – 4806 zł brutto miesięcznie za pełny etat lub 31,40 zł za godzinę na umowie zlecenia), wypłata na konto w stałym terminie. Agencja nie może pobierać od pracowników opłat za skierowanie do pracy – grozi jej za to grzywna od 3000 do 30 000 zł.
- Warunki umowy. Podział obowiązków w zakresie BHP i ewidencji czasu pracy, kontrola limitu 18/36, terminy i zasady wymiany pracownika, odpowiedzialność stron, polisa OC oraz referencje od innych klientów.
Jak pomaga STARKO
STARKO to agencja pracy w Warszawie wpisana do rejestru KRAZ: 8 lat na rynku, ponad 6000 zatrudnionych osób i ponad 135 firm, z którymi współpracujemy. Legalizujemy zatrudnienie cudzoziemców, dbamy o to, by dokumenty pracowników były zawsze gotowe na kontrolę PIP, i bezpłatnie wymieniamy pracownika, który się nie sprawdził. Formy współpracy – na stronie dla pracodawców.
Najczęstsze pytania
Jak sprawdzić, czy agencja pracy jest w rejestrze KRAZ?
Należy otworzyć publiczny rejestr agencji zatrudnienia na stor.praca.gov.pl i wyszukać firmę po nazwie lub NIP. Warto sprawdzić numer, datę wpisu, status i rodzaje usług, a następnie porównać dane z KRS lub CEIDG.
Ile kosztuje wpis agencji do rejestru KRAZ?
Od 1 czerwca 2025 roku – 1000 zł. Tyle samo kosztuje odrębny wpis dotyczący usług dla cudzoziemców, którzy potrzebują zezwolenia na pracę lub oświadczenia.
Kiedy agencja pracy może zatrudniać cudzoziemców?
Cudzoziemców, którzy potrzebują zezwolenia na pracę lub oświadczenia – zgodnie z art. 305 ust. 3 ustawy o rynku pracy dopiero po 2 latach od wpisu do KRAZ i z odrębnym wpisem dotyczącym takich usług. Agencje, które były w rejestrze krócej niż 2 lata i już pracowały z cudzoziemcami, musiały złożyć wniosek o zmianę wpisu do 31 sierpnia 2025 roku.
Czym ryzykuje firma, która bierze ludzi od niezarejestrowanej agencji?
Jeśli cudzoziemca skierował podmiot, który nie jest agencją zatrudnienia, firmie, która powierzyła mu pracę, grozi grzywna nie niższa niż 6000 zł za każdego cudzoziemca. Ryzykuje więc nie tylko pośrednik, ale też firma, w której dana osoba faktycznie pracuje.
Czy agencja pracy może działać z wirtualnego biura?
Według wyjaśnień ministerstwa, na które powołuje się WUP w Poznaniu, wirtualne biuro nie spełnia wymogu dotyczącego lokalu agencji. Agencja musi mieć lokal, w którym można osobiście porozmawiać z jej pracownikami.