Як перевірити агенцію праці в KRAZ: чекліст для клієнта

Перевірку агенції праці почніть із реєстру KRAZ (Krajowy Rejestr Agencji Zatrudnienia): там видно номер і дату внесення, статус і види послуг, які агенція має право надавати. З 1 червня 2025 року вимоги до агенцій посилилися, а працевлаштовувати іноземців з дозволом на роботу чи oświadczenie агенція може лише через 2 роки після внесення до реєстру. Нижче — що змінилося, як читати запис у KRAZ, чим ризикує клієнт і 10 пунктів перевірки перед підписанням договору.

Що змінилося для агенцій з 1 червня 2025 року

1 червня 2025 року набув чинності новий закон про ринок праці — ustawa z dnia 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia (Dz.U. 2025 poz. 620). Він замінив попередній закон — ustawa z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy — і змінив правила для агенцій зайнятості:

• Плата за внесення до реєстру — 1000 зл (art. 310). Раніше за сертифікат платили 200 зл.
• Умови внесення (art. 307 ust. 1). Агенція не може мати заборгованостей з податків, внесків на соціальне й медичне страхування, до Fundusz Pracy та інших фондів. Особи, які нею керують або її представляють, не можуть мати покарань за визначені правопорушення й злочини, зокрема проти прав працівників і достовірності документів. Фірма не може бути в стані ліквідації чи банкрутства.
• Офіс. Для посередництва праці й праці тимчасової потрібне приміщення, де надають послуги. WUP у Познані з посиланням на роз’яснення міністерства пише, що віртуальний офіс цієї вимоги не виконує.
• Іноземці (art. 305 ust. 3). Послуги для іноземців, яким потрібен дозвіл на роботу або oświadczenie, агенція може надавати лише через 2 роки після внесення до реєстру й з окремим записом, що теж коштує 1000 зл.
• Перехідний період (art. 445 ust. 6). Агенції, внесені до 1 червня 2025 року, які були в реєстрі менше 2 років і вже працювали з такими іноземцями, мали до 31 серпня 2025 року подати заяву на зміну запису. Хто цього не зробив, втратив право на ці послуги до спливу 2 років від внесення.
• Контроль заборгованостей. Агенції щокварталу перевіряють на заборгованості в ZUS. Після повідомлення на їх погашення дають 14 днів, інакше агенцію можуть викреслити з реєстру.

Як читати запис агенції в KRAZ

Реєстр публічний: його ведуть маршалки воєводств, а переглянути можна в системі STOR на praca.gov.pl. Знайдіть агенцію за назвою або NIP і зверніть увагу на такі дані.

Перевіряйте реєстр самі, а не за скриншотом від агенції: запис міг змінитися. Якщо підрядник пропонує «аутсорсинг», але люди фактично працюватимуть під керівництвом ваших майстрів, така схема може бути оцінена як праця тимчасова. Про різницю ми писали в статті аутсорсинг чи лізинг персоналу.

Чим ризикує фірма-клієнт

• Іноземці. Ustawa z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (закон про умови доручення роботи іноземцям) передбачає штраф не менше 6000 зл за кожного іноземця для того, хто доручає роботу іноземцю, направленому суб’єктом, що не є агенцією зайнятості. За нелегальне доручення роботи іноземцю загалом штраф становить від 3000 до 50 000 зл. Детальніше — у статті про штрафи за нелегальну працю іноземців.
• Рівне ставлення. Якщо користувач порушив засаду рівного ставлення до працівника тимчасового, працівник вимагає відшкодування від агенції, а агенція може потім стягнути цю суму з користувача.
• Ліміт 18 із 36 місяців діє і для агенції, і для користувача: одного працівника тимчасового можна використовувати не більше 18 місяців протягом 36 місяців поспіль.
• Обов’язки користувача. Безпечні умови праці, навчання BHP, робочий одяг і взуття, облік робочого часу працівників тимчасових лежать на фірмі-користувачі, тож під час контролю їх перевірятимуть саме у вас.
• Схема співпраці. Угода між агенцією й користувачем має бути письмовою. Закон не дозволяє ставити між ними ще одного посередника-підрядника, а розрахунки за працю тимчасову мають іти через агенцію.

Мінімальний штраф за роботу іноземця, якого направив суб’єкт без статусу агенції зайнятості, закон прив’язує до кожної людини, тож для цілої бригади ризик зростає разом з її розміром.

10 пунктів перевірки перед підписанням договору

1. KRAZ. Номер, дата внесення, статус і види послуг — перевірені вами в реєстрі.
2. Іноземці. Окремий запис і щонайменше 2 роки в реєстрі, якщо агенція направлятиме людей з дозволом на роботу чи oświadczenie.
3. KRS або CEIDG. Хто керує фірмою й має право підписувати договір, чи немає ліквідації або банкрутства.
4. Довідки про відсутність заборгованостей (zaświadczenie o niezaleganiu) з ZUS і податкової — свіжі, а не річної давнини.
5. Рахунок для фактур є в Wykaz podatników VAT (так званому білому списку Міністерства фінансів).
6. Офіс. Реальна адреса, де агенція приймає кандидатів.
7. Легалізація іноземців. На якій підставі працюватимуть люди, хто подає документи, як агенція стежить за строками дозволів і карт побиту, чи надасть копії документів на вашу вимогу.
8. Документи на випадок перевірки PIP чи Straż Graniczna (Прикордонної служби): як швидко агенція надасть договори, документи легалізації й підтвердження виплат.
9. Виплати працівникам. Вид договору, ставка не нижча за мінімальну (у 2026 році — 4806 зл брутто на місяць за повний робочий час або 31,40 зл за годину на umowa zlecenie), виплата на рахунок у фіксований день. Агенція не має права брати з працівників плату за працевлаштування, за це їй загрожує штраф від 3000 до 30 000 зл.
10. Умови договору. Розподіл обов’язків з BHP і обліку часу, контроль ліміту 18/36, строки й умови заміни працівника, відповідальність сторін, поліс страхування цивільної відповідальності (OC) і рекомендації інших клієнтів.

Як допомагає STARKO

STARKO — агенція праці у Варшаві, внесена до реєстру KRAZ: 8 років на ринку, понад 6000 працевлаштованих людей і понад 135 компаній-клієнтів. Ми легалізуємо іноземців, тримаємо документи працівників у порядку на випадок перевірки PIP і безкоштовно замінюємо працівника, який не підійшов. Формати співпраці — на сторінці для роботодавців.