Od 1 czerwca 2025 r. za nielegalne zatrudnienie cudzoziemca pracodawcy grozi grzywna od 3000 do 50 000 zł, przy czym nie mniej niż 3000 zł za każdą osobę. Tak stanowi ustawa z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (dalej: ustawa o zatrudnianiu cudzoziemców). Poniżej wyjaśniamy, za co dokładnie grożą kary, kto odpowiada, gdy ludzie pracują przez agencję, i co sprawdzić przed pierwszym dniem pracy.
Co ustawa uznaje za nielegalne powierzenie pracy cudzoziemcowi
Nielegalne powierzenie pracy to nie tylko praca „bez papierów”. Ustawa o zatrudnianiu cudzoziemców obejmuje tym pojęciem sytuacje, w których:
- cudzoziemiec przebywa w Polsce nielegalnie;
- podstawa jego pobytu nie uprawnia do pracy, np. wiza turystyczna;
- brakuje wymaganego zezwolenia na pracę lub oświadczenia wpisanego do ewidencji;
- cudzoziemiec pracuje na innych warunkach lub na innym stanowisku niż określone w zezwoleniu czy oświadczeniu, jeśli ustawa nie dopuszcza takiej zmiany;
- brakuje umowy w formie pisemnej zawartej przed rozpoczęciem pracy.
W praktyce pracodawcy najczęściej naruszają dwa ostatnie punkty. Dokument jest, ale stawka, liczba godzin czy stanowisko różnią się od tych w zezwoleniu albo umowę podpisano dopiero po pierwszej zmianie.
Tabela kar po 1 czerwca 2025 r.
Wszystkie kwoty poniżej pochodzą z art. 84 ustawy o zatrudnianiu cudzoziemców.
| Naruszenie | Grzywna | Kto odpowiada |
|---|---|---|
| Nielegalne powierzenie pracy cudzoziemcowi | 3000–50 000 zł, nie mniej niż 3000 zł za każdego cudzoziemca | Powierzający pracę |
| Nielegalne wykonywanie pracy przez cudzoziemca | Nie mniej niż 1000 zł | Cudzoziemiec |
| Doprowadzenie cudzoziemca do nielegalnej pracy przez wprowadzenie w błąd, wykorzystanie jego błędu lub zależności | 6000–50 000 zł, nie mniej niż 6000 zł za każdego cudzoziemca | Sprawca |
| Żądanie od cudzoziemca pieniędzy lub innej korzyści za załatwienie zezwolenia na pracę | 6000–50 000 zł | Żądający |
| Powierzenie pracy cudzoziemcowi skierowanemu przez podmiot niebędący agencją zatrudnienia | Nie mniej niż 6000 zł za każdego cudzoziemca | Powierzający pracę |
| Kierowanie cudzoziemca do pracy na rzecz i pod kierownictwem innej firmy bez umowy o pracę tymczasową | Nie mniej niż 3000 zł | Kierujący |
| Nieprzekazanie cudzoziemcowi treści umowy w zrozumiałym dla niego języku lub nieprzesłanie kopii umowy do organu przed rozpoczęciem pracy | 1000–3000 zł | Pracodawca |
| Niepowiadomienie wojewody, że cudzoziemiec nie podjął pracy, przerwał ją lub zakończył ją wcześniej | Nie mniej niż 500 zł | Pracodawca |
| Niepowiadomienie starosty o podjęciu lub niepodjęciu pracy na podstawie oświadczenia albo podanie nieprawdziwych danych | 500–5000 zł | Pracodawca |
Minimalną grzywnę liczy się od liczby osób. Jeśli podczas kontroli zostanie wykrytych pięciu cudzoziemców bez zezwoleń, sąd nie może wymierzyć mniej niż 15 000 zł.
Kto kontroluje i jak nakłada się kary
Legalność zatrudnienia cudzoziemców kontrolują Państwowa Inspekcja Pracy (PIP) i Straż Graniczna. Od 1 czerwca 2025 r. inspektor PIP może za wykroczenia z art. 84 nałożyć grzywnę w drodze mandatu karnego do 10 000 zł, bez kierowania sprawy do sądu. Grzywny do 50 000 zł wymierza sąd. Krótkie omówienie nowych sankcji znajdą Państwo w komunikacie PIP.
Na grzywnie konsekwencje się nie kończą. Wojewoda odmawia wydania zezwolenia na pracę, jeśli w ciągu 24 miesięcy przed złożeniem wniosku firma utrudniała kontrolę legalności zatrudnienia. Utrudnianie kontroli może więc na dwa lata skomplikować zatrudnianie cudzoziemców.
Gdy cudzoziemiec przebywa w Polsce nielegalnie
Jeśli cudzoziemiec nie ma legalnej podstawy pobytu, zastosowanie ma także ustawa z dnia 15 czerwca 2012 r. o skutkach powierzania wykonywania pracy cudzoziemcom przebywającym wbrew przepisom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Przewiduje ona:
- obowiązek wypłaty zaległego wynagrodzenia; jeśli pracodawca ani pracownik nie udowodnią innego okresu, przyjmuje się, że stosunek pracy trwał 3 miesiące;
- grzywnę albo karę ograniczenia wolności, jeśli takich cudzoziemców pracuje kilku jednocześnie lub jest wśród nich małoletni;
- do 3 lat pozbawienia wolności za powierzenie pracy w szczególnie wyzyskujących warunkach;
- możliwy sądowy zakaz dostępu do środków publicznych na okres od 1 roku do 5 lat.
Wykonawca, który zlecił pracę podwykonawcy, w określonych przypadkach odpowiada za takie zaległości podwykonawcy, jeśli nie wykaże należytej staranności. Jednocześnie na podstawie tej ustawy nie podlega karze pracodawca, który przed rozpoczęciem pracy zażądał ważnego dokumentu pobytowego, przechowywał jego kopię i – jeśli było to obowiązkowe – zgłosił pracownika do ZUS. Wyjątek stanowi sytuacja, gdy wiedział, że dokument jest podrobiony. Dlatego kopia karty pobytu lub wizy w dokumentacji pracownika to zabezpieczenie pracodawcy, a nie formalność.
Kto odpowiada, gdy cudzoziemcy pracują przez agencję
Odpowiedzialność zależy od modelu współpracy.
- Leasing pracowników przez agencję pracy tymczasowej. Pracodawcą cudzoziemca jest agencja: to ona uzyskuje zezwolenie lub rejestruje oświadczenie, zawiera umowę i odpowiada za dokumenty. Jak podzielone są obowiązki, wyjaśniamy w artykule jak działa leasing pracowników.
- „Outsourcing”, w którym ludźmi faktycznie kieruje klient. Jeśli firma, która nie jest agencją pracy tymczasowej, kieruje cudzoziemca do pracy na rzecz klienta i pod jego kierownictwem, wojewoda odmówi jej zezwolenia na pracę. Za samo takie skierowanie grozi grzywna nie niższa niż 3000 zł.
- Pośrednik bez statusu agencji. Jeśli pracowników skierował podmiot, który nie jest agencją zatrudnienia, grzywna nie niższa niż 6000 zł za każdego cudzoziemca grozi temu, kto powierza im pracę. Ryzyko może więc ponieść także firma, w której ci ludzie faktycznie pracują.
Różnice między modelami omawiamy w artykule outsourcing czy leasing pracowników. Zanim przyjmą Państwo ludzi od wykonawcy, warto sprawdzić go w rejestrze agencji zatrudnienia (KRAZ) i poprosić o potwierdzenie, na jakiej podstawie pracują cudzoziemcy.
Checklista przed pierwszą zmianą cudzoziemca
- Sprawdzić obywatelstwo i podstawę pobytu: wizę i cel jej wydania, kartę pobytu, ruch bezwizowy.
- Upewnić się, że jest dokument uprawniający do pracy właśnie w Państwa firmie: zezwolenie na pracę, oświadczenie wpisane do ewidencji, zezwolenie na pobyt i pracę wskazujące Państwa firmę jako pracodawcę – albo że cudzoziemiec jest zwolniony z obowiązku posiadania zezwolenia.
- Zażądać ważnego dokumentu pobytowego i sporządzić kopię. Przechowywać ją przez cały okres pracy i jeszcze 2 lata po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym praca się zakończyła.
- Zawrzeć pisemną umowę przed pierwszą zmianą. Jeśli umowa jest po polsku, a cudzoziemiec nie zna polskiego, przed podpisaniem przekazać mu jej treść w zrozumiałym dla niego języku i przechowywać ten tekst.
- Porównać z dokumentem stanowisko, stawkę i liczbę godzin.
- Przed rozpoczęciem pracy przesłać kopię umowy w języku polskim przez praca.gov.pl do organu, który wydał zezwolenie lub wpisał oświadczenie do ewidencji.
- Zgłosić pracownika do ZUS.
- Zapisać terminy: starostę o podjęciu pracy na podstawie oświadczenia powiadamia się w ciągu 7 dni, a jeśli cudzoziemiec pracy nie podjął – w ciągu 14 dni od daty rozpoczęcia pracy wskazanej w ewidencji oświadczeń.
- Zaznaczyć w kalendarzu datę końca ważności wizy, karty pobytu i zezwolenia.
Jak pomaga STARKO
STARKO to agencja pracy w Warszawie wpisana do rejestru KRAZ. Legalizujemy zatrudnienie cudzoziemców i dbamy o to, by dokumenty pracowników były zawsze gotowe na kontrolę PIP. W leasingu pracowników ludzie są formalnie zatrudnieni w STARKO: umowy, wynagrodzenia, ZUS i dokumenty są po naszej stronie, a Państwo otrzymują jedną fakturę. Jak współpracujemy z firmami, opisujemy na stronie dla pracodawców.
Najczęstsze pytania
Kto płaci karę, jeśli cudzoziemiec pracuje przez agencję pracy?
Jeśli cudzoziemca legalnie zatrudniła agencja pracy tymczasowej wpisana do rejestru KRAZ, obowiązki pracodawcy spoczywają na niej. Jeśli natomiast ludzi skierował podmiot, który nie jest agencją zatrudnienia, grzywna nie niższa niż 6000 zł za każdego cudzoziemca grozi temu, kto powierzył im pracę.
Czy PIP może ukarać za nielegalne zatrudnienie cudzoziemca bez sądu?
Tak. Od 1 czerwca 2025 r. inspektor pracy może za naruszenie przepisów o zatrudnianiu cudzoziemców nałożyć mandat karny do 10 000 zł. Wyższe grzywny, do 50 000 zł, wymierza sąd.
Jak długo przechowywać kopię karty pobytu lub wizy pracownika cudzoziemca?
Przez cały okres pracy cudzoziemca i jeszcze 2 lata po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym praca się zakończyła. Kopię sporządza się przed rozpoczęciem pracy.
Czy praca cudzoziemca bez pisemnej umowy jest nielegalna?
Tak. Powierzenie pracy cudzoziemcowi bez umowy w formie pisemnej zawartej przed rozpoczęciem pracy ustawa co do zasady uznaje za nielegalne. Grozi za to grzywna od 3000 do 50 000 zł.
Czy można pobierać od cudzoziemca opłatę za załatwienie zezwolenia na pracę?
Nie. Żądanie od cudzoziemca korzyści majątkowej za działania zmierzające do uzyskania zezwolenia na pracę lub innego dokumentu uprawniającego do pracy jest zakazane. Grozi za to grzywna od 6000 do 50 000 zł.