Koszt pracownika dla pracodawcy w 2026 i 2027 roku

Koszt pracownika dla pracodawcy w 2026 roku przy płacy minimalnej to 5790,28 zł miesięcznie bez PPK, czyli 4806 zł brutto plus 984,28 zł składek. Od 1 stycznia 2027 roku to samo stanowisko będzie kosztować 5963,77 zł. Poniżej wyliczenie dla płacy minimalnej, 6000 i 8000 zł brutto, ulgi obniżające składki oraz koszty, których nie widać na liście płac.

Z czego składa się koszt pracownika

Koszt pracownika to wynagrodzenie brutto z umowy plus składki, które pracodawca płaci ponad tę kwotę. Składki pracownika (13,71% brutto), składkę zdrowotną i zaliczkę na podatek potrąca się z brutto, więc nie wpływają one na koszt pracodawcy.

Składki pracodawcy za pracownika na umowie o pracę w 2026 roku:

• emerytalna – 9,76%;
• rentowa – 6,5%;
• wypadkowa – 1,67% w firmach, które zgłaszają do ZUS do 9 ubezpieczonych; w większych firmach stopę od 0,67% do 3,33% ustala się według rodzaju działalności (PKD) i wskaźników bezpieczeństwa pracy, a nowy rok składkowy rozpoczął się 1 kwietnia 2026 roku;
• Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy – łącznie 2,45%;
• Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (FGŚP) – 0,10%;
• PPK – 1,5%, jeśli pracownik uczestniczy w Pracowniczych Planach Kapitałowych.

Za pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze dochodzi jeszcze 1,5% na Fundusz Emerytur Pomostowych.

Ile kosztuje pracownik w 2026 roku: trzy przykłady

Składki pracodawcy wynoszą 20,48% brutto przy stopie wypadkowej 1,67%. Jeśli Państwa stopa jest inna, wystarczy zmienić tylko ten wiersz: każde 0,1 pkt proc. to 4,81 zł miesięcznie przy płacy minimalnej.

Ile będzie kosztował pracownik w 2027 roku

Od 1 stycznia 2027 roku płaca minimalna wynosi 4950 zł brutto. Jeśli stopy składek się nie zmienią, pracodawca zapłaci 1013,77 zł składek, a całkowity koszt wyniesie 5963,77 zł miesięcznie bez PPK i 6038,02 zł z PPK. To +173,49 zł miesięcznie i +2081,88 zł rocznie na jednego pracownika na płacy minimalnej.

Na stanowiskach powyżej płacy minimalnej koszt w 2027 roku zmieni się tylko wtedy, gdy podniosą Państwo wynagrodzenie brutto – o ile stopy składek pozostaną bez zmian. Co jeszcze rośnie razem z płacą minimalną – dodatek za pracę w nocy, minimalne wynagrodzenie przestojowe, limity potrąceń – opisujemy w artykule Płaca minimalna 2027.

Kiedy składki są niższe: ulgi i roczny limit

• Bez FP i FGŚP: za pracownice od 55 lat i pracowników od 60 lat, a także przez 36 miesięcy po powrocie pracownika z urlopu macierzyńskiego, rodzicielskiego lub wychowawczego. Takie same zwolnienia na 12 miesięcy obowiązują przy zatrudnieniu niektórych zarejestrowanych bezrobotnych – do 30 i od 50 lat – na warunkach określonych w ustawie.
• Bez FP, jeśli wynagrodzenie brutto za miesiąc jest niższe od minimalnego, np. przy niepełnym etacie.
• Roczny limit: składki emerytalną i rentową w 2026 roku nalicza się od przychodu do 282 600 zł rocznie. Dotyczy to wynagrodzeń powyżej 23 550 zł miesięcznie: po przekroczeniu limitu tych dwóch składek nie płaci się do końca roku. Limit na 2027 rok zostanie ogłoszony osobno.
• Ulga dla młodych do 26 lat zwalnia z podatku pracownika, ale nie obniża składek pracodawcy.

Stopę składki wypadkowej i zasady jej ustalania wyjaśnia poradnik ZUS.

Koszty, których nie widać na liście płac

• Płatny urlop: 20 dni w roku przy stażu poniżej 10 lat i 26 dni przy stażu co najmniej 10 lat. Za te dni płacą Państwo wynagrodzenie, a pracę musi wykonać ktoś inny.
• Zwolnienia lekarskie: za pierwsze 33 dni choroby w roku kalendarzowym (14 dni w przypadku pracownika po 50. roku życia) pracodawca wypłaca wynagrodzenie chorobowe, zwykle 80% wynagrodzenia, a w niektórych przypadkach, np. przy chorobie w okresie ciąży – 100%.
• Badania lekarskie: wstępne, okresowe i kontrolne (po zwolnieniu lekarskim trwającym ponad 30 dni). Pokrywa je w całości pracodawca, łącznie z czasem, który pracownik spędza na badaniu.
• Szkolenia BHP przed rozpoczęciem pracy i okresowe – w czasie pracy i na koszt pracodawcy.
• Odzież robocza i środki ochrony indywidualnej tam, gdzie wymagają tego warunki pracy.
• Rekrutacja i wdrożenie: ogłoszenia, rozmowy kwalifikacyjne, weryfikacja dokumentów, czas brygadzisty poświęcony na przyuczenie nowej osoby.
• Rotacja: każda wymiana pracownika to ponowna rekrutacja, badania lekarskie i BHP.
• Kadry i księgowość: naliczanie wynagrodzeń, deklaracje ZUS, ewidencja czasu pracy, PIT-11.

Wysokość tych kosztów zależy od firmy. Dlatego porównując warianty, warto liczyć koszt jednej przepracowanej godziny, a nie tylko wynagrodzenie brutto.

Własny zespół czy leasing pracowników

Własny zespół daje pełną kontrolę nad ludźmi i sprawdza się przy stałym zapotrzebowaniu. Wtedy wszystkie powyższe pozycje są po Państwa stronie: składki, urlopy, zwolnienia lekarskie, badania, rekrutacja i kadry.

W leasingu pracowników ludzie są formalnie zatrudnieni w agencji pracy. Agencja zawiera umowy, nalicza wynagrodzenia i składki, a klient opłaca fakturę agencji. To wygodne, gdy wolumen pracy się zmienia albo ludzi trzeba szybko znaleźć i wymienić. Jak podzielone są obowiązki między agencją a klientem, opisujemy w artykule Jak działa leasing pracowników.

Jak pomaga STARKO

W leasingu pracowników od STARKO ludzie są formalnie zatrudnieni u nas: umowy, wynagrodzenia, ZUS i dokumenty są po stronie STARKO, a Państwo otrzymują jedną fakturę. Pierwszych kandydatów przedstawiamy w kilka dni, pierwsze osoby zaczynają pracę w ciągu tygodnia, a pracownika, który się nie sprawdził, wymieniamy bezpłatnie. Szczegóły współpracy – na stronie dla pracodawców.