PESEL dla cudzoziemca: zwykły numer i PESEL UKR

PESEL to jedenastocyfrowy numer w polskiej ewidencji ludności (rejestrze PESEL). Cudzoziemiec dostaje go na dwa sposoby: automatycznie, gdy melduje się pod adresem zamieszkania (zameldowanie), albo na osobny wniosek w urzędzie gminy, jeśli przepisy zobowiązują go do posiadania numeru PESEL. Usługa jest bezpłatna, a od 1 stycznia 2026 roku obywatele państw spoza UE, EOG i Szwajcarii, z pewnymi wyjątkami, składają wniosek tylko osobiście.

PESEL i PESEL UKR: czym się różnią

PESEL UKR to nie osobny rodzaj numeru. To taki sam numer PESEL, tylko z oznaczeniem statusu UKR w rejestrze. Oznacza ono, że dana osoba korzysta w Polsce z ochrony czasowej.

Zwykły PESEL reguluje ustawa z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności. PESEL UKR od 5 marca 2026 roku reguluje ustawa z dnia 13 czerwca 2003 r. o udzielaniu cudzoziemcom ochrony na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej: te przepisy przeniesiono do niej przy wygaszaniu specustawy.

Sposób 1. PESEL przy zameldowaniu

Jeśli mieszkasz w Polsce i możesz się zameldować pod adresem, numer PESEL zostanie nadany automatycznie. Występuje o niego ta sama gmina, która przeprowadza zameldowanie, więc nie musisz pisać osobnego wniosku.

Podstawą wpisania danych cudzoziemca do rejestru jest według ustawy ważny dokument podróży, czyli paszport. Jakie jeszcze dokumenty będą potrzebne do zameldowania, powiedzą Ci w Twojej gminie.

Sposób 2. Wniosek o nadanie numeru PESEL

Jeśli nie możesz się zameldować, a numer jest Ci potrzebny, złóż wniosek o nadanie numeru PESEL. Mają do tego prawo osoby, które do posiadania numeru PESEL zobowiązują odrębne przepisy, na przykład w sprawach z ZUS czy urzędem skarbowym.

Jak złożyć wniosek:

1. Formularz wypełnia się na papierze i podpisuje własnoręcznie.
2. Składa się go w dowolnym urzędzie gminy, niekoniecznie w miejscu zamieszkania. W Warszawie jest to każda delegatura Biura Administracji i Spraw Obywatelskich, a wizytę można zarezerwować online. Formularz i sposób złożenia znajdziesz na stronie miasta stołecznego Warszawy.
3. We wniosku wskazuje się podstawę prawną, z której wynika obowiązek posiadania numeru PESEL. Jeśli numeru wymaga urząd, na przykład ZUS albo urząd skarbowy, poproś go o wskazanie tej podstawy.
4. Od 1 stycznia 2026 roku osobiście stawiają się wszyscy cudzoziemcy z wyjątkiem obywateli UE, państw EFTA – stron umowy o EOG, Szwajcarii, obywateli Zjednoczonego Królestwa objętych umową o wystąpieniu i członków ich rodzin. Wyjątek to dzieci urodzone w Polsce.

Czy pracodawca może złożyć wniosek za Ciebie

Nie. Ustawa mówi wprost, że numer nadaje się na wniosek samej osoby, a obywatele Ukrainy, Białorusi czy Mołdawii muszą się teraz stawić osobiście. Pełnomocnictwo dla znajomego albo pracodawcy w tej sprawie już więc nie pomoże. Pracodawca albo agencja pracy mogą podpowiedzieć, jak wypełnić formularz, i na piśmie wskazać, do czego numer jest potrzebny.

Jakie dokumenty zabrać

• Wypełniony i podpisany formularz wniosku.
• Ważny paszport, aby potwierdzić tożsamość.
• Dokumenty potwierdzające dane wpisane we wniosku. Okazujesz je urzędnikowi gminy do wglądu.
• Dokument albo pismo od urzędu, jeśli to on wymaga numeru PESEL: tak łatwiej poprawnie wskazać podstawę prawną.

Bez ważnego paszportu lub innego dokumentu podróży nie załatwisz ani zwykłego numeru PESEL, ani PESEL UKR. Jeśli paszport niedługo traci ważność, najpierw zadbaj o nowy dokument.

Ile się czeka i czy trzeba płacić

Wniosek o nadanie numeru PESEL składa się bezpłatnie. Ustawa nie określa terminu w dniach: gmina rozpatruje wniosek niezwłocznie. Jeśli wszystko jest w porządku, dostajesz powiadomienie o nadaniu numeru PESEL.

Jeśli wniosek ma braki, gmina wezwie Cię do ich uzupełnienia w ciągu 7 dni. Nie zdążysz – wniosek pozostanie bez rozpoznania i trzeba będzie złożyć go ponownie.

PESEL UKR: co się zmieniło od 5 marca 2026 roku

Od 5 marca 2026 roku obowiązuje ustawa z dnia 23 stycznia 2026 r. o wygaszeniu rozwiązań wynikających z ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa oraz o zmianie niektórych innych ustaw (Dz.U. 2026 poz. 203). Stopniowo wygasza ona specustawę dla obywateli Ukrainy. W sprawie PESEL UKR najważniejsze jest to:

• Tylko przy ochronie czasowej. Numer ze statusem UKR nadaje się osobie uprawnionej do ochrony czasowej w Polsce. Kto ma już zezwolenie na pobyt, status uchodźcy, inną ochronę w Polsce albo ochronę czasową w innym państwie UE, PESEL UKR nie dostanie.
• 30 dni od przekroczenia granicy. Wniosek składa się w dowolnym urzędzie gminy w ciągu 30 dni od przekroczenia granicy Polski. Jeśli ten termin minie, ochrona czasowa wygasa.
• Paszport i biometria. Potrzebny jest ważny dokument podróży i kolorowe zdjęcie 35×45 mm. Odciski palców pobiera się od 6. roku życia, wzór podpisu – od 12. roku życia.
• Dane weryfikuje Straż Graniczna. Komendant Główny Straży Granicznej prowadzi rejestr osób, które złożyły taki wniosek, z datami przekroczenia granicy. Jeśli wjazd nie został odnotowany na granicy, na przykład przyjechałeś z innego państwa strefy Schengen, Straż Graniczna rejestruje Twój pobyt na podstawie tego samego wniosku.

Oddzielnie ustawa zobowiązała osoby, które kiedyś dostały PESEL UKR tylko na podstawie własnego oświadczenia o tożsamości, bez paszportu, do potwierdzenia tożsamości ważnym dokumentem podróży w urzędzie gminy w wyznaczonym terminie. Jeśli to Twój przypadek, sprawdź swoje dane w gminie.

Typowe błędy i powody odmowy

• Brak podstawy prawnej. Gmina wezwie do uzupełnienia wniosku, a jeśli po 7 dniach braki nie zostaną usunięte, pozostawi go bez rozpoznania.
• Wysłanie pełnomocnika. Od 2026 roku wniosku obywatela państwa spoza UE, EOG i Szwajcarii (z pewnymi wyjątkami) przez pełnomocnika nie przyjmą.
• Przyjście bez ważnego paszportu. Kserokopia ani dokument, który stracił ważność, się nie nadają.
• Przegapione 30 dni przy PESEL UKR. Po tym terminie ochrona czasowa wygasa.
• Czekanie na PESEL UKR z kartą pobytu. Osobom z zezwoleniem na pobyt PESEL nadaje się na zasadach ogólnych.
• Płacenie pośrednikowi. Załatwienie numeru jest bezpłatne, a wniosek i tak składasz osobiście. Jak rozpoznać oszustów, wyjaśniamy w artykule o fałszywych ofertach pracy.

Jak zaznacza Urząd m.st. Warszawy, w tej sprawie nie przysługuje odwołanie, dlatego łatwiej od razu przyjść z kompletem dokumentów.

Do czego potrzebny jest PESEL

PESEL to identyfikator, którym posługują się polskie urzędy. Bez niego wiele spraw jest trudniejszych, a część usług online jest niedostępna.

• Praca i ZUS. Numer PESEL zwykle podaje się w dokumentach ubezpieczeń społecznych.
• Podatki. W sprawach z urzędem skarbowym PESEL też zwykle służy jako identyfikator.
• Lekarz. Z numerem PESEL łatwiej zapisać się do lekarza i dostać e-receptę.
• Bank. Banki zwykle proszą o PESEL przy zakładaniu konta.
• Usługi online. Do państwowych usług online, takich jak Profil Zaufany czy aplikacja mObywatel, zwykle potrzebny jest PESEL.

Jeśli zmienia się Twój status w rejestrze, na przykład z UKR na inny, sam numer PESEL pozostaje ten sam.

Jak pomaga STARKO

Załatwiamy zezwolenie na pracę, pomagamy z numerem PESEL i kartą pobytu. Koordynator mówi po ukraińsku i po rosyjsku, jest z Tobą w kontakcie codziennie i podpowie, co zabrać do gminy. Szukasz pracy w Polsce z zakwaterowaniem? Zostaw zgłoszenie, a powiemy Ci, czego potrzeba właśnie w Twojej sytuacji.